Realizar reuniones remotas efectivamente

La forma más fácil de mejorar las reuniones en línea se llama Beamium

posted by Philip in June

Las conferencias en línea son una alternativa práctica a las reuniones tradicionales, por lo que se utilizan cada vez con mayor frecuencia para unir a las personas, incluso cuando estas no pueden estar físicamente en el mismo lugar. Pueden conducir a ahorros masivos en costes de transporte, así como proporcionar ventajas significativas para gestionar el tiempo productivamente. En lugar de constantes viajes extenuantes, la energía de las personas se puede usar de manera mucho más eficiente. Además, el aspecto visual de una videoconferencia puede llevar a discusiones mucho más personales, que en el caso de una conferencia telefónica. Esto significa que las videoconferencias ofrecen una buena oportunidad para establecer relaciones con socios comerciales, que pueden estar ubicados en otro país. Además, la videoconferencia es una medida eficaz de gestión de tiempo, especialmente cuando varios empleados de un negocio trabajan en diferentes ciudades o incluso en países diferentes - la cohesión y un sentido de propósito común se ven reforzados por el contacto (casi) personal que conlleva.


 


La preparación adecuada


 


La videoconferencia, sin embargo, requiere una cierta cantidad de preparación y reglas a seguir si se quiere que sea un éxito. En cualquier caso, el hardware es siempre un factor importante y los resultados de alta calidad son esenciales. Si bien una cámara con buena calidad de imagen es importante, una excelente calidad de sonido hace una diferencia aún mayor. Como tal, es importante elegir el mejor micrófono que puedas, sobre todo si las videoconferencias pueden llegar a desempeñar un papel importante en tu ambiente laboral. Los micrófonos omnidireccionales son el mejor tipo para emplear en videoconferencias, ya que graban el sonido proveniente de todas las direcciones dentro de un radio determinado, asegurando que todos los participantes puedan ser claramente comprendidos. Antes del espacio de tiempo programado para la reunión, se debe comprobar la conexión para asegurarse de que no hay tiempo de problemas antes de que se inicie realmente la reunión. También es importante considerar de antemano la forma en que todos los participantes se sentarán, de modo que todos sean visibles ante la cámara. Si el espacio lo permite, una posición semicircular alrededor de la mesa es el mejor enfoque. La iluminación es a menudo pasada por alto, pero es vital para la calidad de la imagen que se transmite. Los mejores resultados se obtienen cuando la fuente de luz viene se encuentra detrás de la cámara, de modo que no existá retroiluminación que cause sombras molestas. Especialmente si la ubicación está mal iluminada, el fondo debe ser lo más claro posible: patrones salvajes y colores llamativos quedan fuera de la cuestión, ya que sólo sirven para distraer al espectador o disminuir la calidad de la imagen.


 


Durante la videoconferencia


 


Con el fin de garantizar una videoconferencia eficiente que alcance sus objetivos, se debe nombrar un moderador para establecer una agenda con antelación y enviarla previamente. Durante la reunión, el moderador lleva las riendas y notifica a los participantes cuánto tiempo queda disponible. En primer lugar, el moderador debe asegurarse de que los participantes se presenten unos a otros si no se conocen entre sí de alguna reunión pasada. Tarjetas de presentación grandes y legibles son una opción para identificar a los participantes si hay mucho por discutir, para que cada quien pueda ser llamado por su nombre. El moderador debe además proporcionar una introducción a los diversos temas en discusión, asegurarse de que hay una transición apropiada entre los temas a discutirse, y permitir que todos tengan un turno para hablar. Puesto que puede que haya retrasos en la transmisión durante su videoconferencia, es importante que todos sigan la conversación y subsanen las lagunas que puedan surgir.



Otro aspecto importante a considerar durante la videoconferencia es el nivel de ruido de fondo. Por supuesto, debe ir sin decir que los participantes no deben susurrar a la persona sentada junto a ellos, pero hay muchos otros ruidos que pueden ser perjudiciales durante una videoconferencia, a pesar de que apenas puedan ser notables durante una conferencia convencional. Por esta razón, las ventanas deben estar cerradas y los teléfonos celulares puestos en modo de silencio - incluso una alerta vibratoria puede ser perjudicial. Además, hay que tener cuidado con tazas de café y vasos de agua, sobre todo si el micrófono se coloca en la mesa, ya que algo tan simple como colocar una taza sobre la mesa puede causar una perturbación audible. Lo mismo aplica a las personas que juegan nerviosamente con sus bolígrafos y lapiceros.


 


El uso de Beamium para videoconferencias


 


Las videoconferencias suelen ser más que una discusión mutua o compartir una rápida actualización con el equipo. En su lugar, el objetivo es utilizar la reunión para ofrecer contenido específico. La establecida presentación de PowerPoint es la herramienta ideal para este propósito, transmitiendo los hechos y mostrando los resultados que se han calculado de antemano. Tan bien establecido como es este método de presentación, resulta sorprendentemente difícil presentar de una manera normal una videoconferencia, ya que las imágenes en las pantallas del proyector o los monitores son difíciles de capturar utilizando una cámara de vídeo. Incluso si manejas esto bien, la calidad se reduce perceptiblemente. Por supuesto, es posible enviar la presentación de PowerPoint antes de la reunión, pero los recordatorios constantes para desplazarse a la siguiente diapositiva no son sólo incómodos: pueden conducir rápidamente a malentendidos, especialmente cuando se combinan con retrasos en la transmisión.


Beamium proporciona la solución ideal para este problema: la herramienta de presentación basada en la web ofrece la opción de presentar en tiempo real a través de múltiples dispositivos, independientemente de la ubicación física. El presentador recibe un ID de ocho dígitos que se puede compartir con otros participantes de la reunión, que luego pueden descargar fácilmente la presentación a través del visor web en www.beamium.com y seguir la presentación en vivo en su propio smartphone, tablet o ordenador. Esto permite a todos los participantes de la videoconferencia seguir el mismo discurso al mismo tiempo y mantener una conversación sin los problemas asociados con la distancia. Como la presentación permanece a disposición de los participantes incluso después de la reunión ha terminado, ni siquiera hay necesidad de distribuir folletos o enviar algún correo electrónico de seguimiento. Esto significa que, si estás planeando una videoconferencia, Beamium puede hacer maravillas al hacer tu reunión más estructurada y más productiva.


 


Fuente de la imagen: ©unsplash.com/@nickkarvounis



autor: Philip Beamium icon