Consejos para trabajar más eficientemente

¿Cuántas horas a la semana pasamos en nuestro lugar de trabajo, tratando con diversas distracciones en vez de dedicarnos a nuestro verdadero trabajo?

posted by Hannah in August

¿Horas en las que, en lugar de concentrarnos en nuestros próximos proyectos, nos dejamos distraer por colegas, llamadas entrantes, correos electrónicos e diversos pensamientos? En muchos de nuestros casos, demasiado tiempo precioso es desperdiciado y malgastado trabajando de una manera extremadamente ineficientemente. Esto puede ocurrir debido a diversas razones: algunas personas se distraen fácilmente; otras hacen demasiadas cosas a la vez. Ambas tienen en común que rápidamente se sienten estresadas ​​o abrumadas por la forma en que trabajan y tienden a adquirir ritmos de trabajo insalubres - y exactamente para evitar esto, es que se requieren técnicas de trabajo más eficientes. Trabajar más eficientemente no sólo significa mejores resultados que también resultan en jefes y clientes satisfechos, sino que también tienen un efecto positivo en nuestra mente: la sensación de que algo ha sido realmente realizado durante todo el día también ayuda a aliviar la presión después de las horas de trabajo para disfrutar correctamente nuestro tiempo libre.


 


Más estructura - menos pérdida de tiempo


 


Darle forma a tu lugar de trabajo:


 


El diseño del lugar de trabajo juega un papel más importante, de lo que muchos podrían pensar, puesto que eventualmente terminamos estando alrededor de ocho horas al día ahí. En particular, los requisitos ergonómicos básicos, como una mesa a la altura adecuada, una silla de oficina bien ajustada, un ratón adecuado o una pantalla a la altura adecuada. La mente sólo puede concentrarse en el trabajo cuando el cuerpo está cómodo. Sin embargo, esto también puede engañar al cuerpo y causar distracciones rápidamente - por lo tanto, para la mayoría de las personas es ideal mantener un minimalismo saludable alrededor del escritorio de la oficina. Nadie necesita cinco estanterías, tres cuadernos y una caja entera llena con los suministros de la oficina alrededor de su escritorio. Cuanto menos haya en torno al puesto de trabajo, menor será la distracción - incluso el teléfono móvil debe permanecer fuera del alcance, puesto que no es necesario en el trabajo y la tentación de echar una ojeada a cada vibración es demasiado alta. Cualquier persona que tiene un trabajo estable, por supuesto, también puede darle un toque personal al ambiente de trabajo. Fotos, postales o flores están en orden, pero no se debe exagerar - por consideración a los colegas y para evitar la propagación de un "ambiente de salón de estar". Esto también interferiría claramente con una cultura de trabajo eficiente.


 


Definir de un procedimiento:


 


Parte del trabajo eficiente es establecer las prioridades adecuadas y mantenerlas en un orden significativo. Un enfoque importante es el trabajo realizado a primera hora en la mañana, ya que aquí es donde se establece el plan para el trabajo a realizar durante todo el día. Por lo tanto, durante la mañana uno debe concentrarse en las pequeñas tareas que se pueden hacer rápidamente en sucesión, para tener la sensación de haber logrado mucho al mediodía - o uno debe centrar sus primeras horas en las tareas más desagradables o agotadoras. De esta manera, una actitud de trabajo positiva puede ser creada desde el inicio y los resultados exitosos comenzarán a surgir. Llevar a cabo muchas tareas a la vez es en realidad un enemigo natural de la eficiencia - quien trata de hacer muchas cosas de un solo golpe, por lo general falla, puesto que ninguna de las metas se llega a completar con éxito. El orden correcto también es muy importante: hay que tomar pausas. Es decir, aquellas en las que se deja el lugar de trabajo para despejar la mente.


 


Aprovecha las herramientas:


 


Hoy en día, existen varias herramientas digitales, que pueden ayudarnos a trabajar máseficientemente. Aquí cada individuo tiene que juzgar, qué herramientas son útiles para él y la mejora de su flujo de trabajo. Hay una gran variedad y por lo tanto se pueden encontrar soluciones adecuadas para cada necesidad. Por ejemplo, para aquellos que fácilmente se distraen con sus teléfonos y revisan sus pantallas con cada vibración – independientemente de si la llamada esté relacionada con el trabajo o no - varias aplicaciones presentan una solución. Tal es el caso de Offtime, que permite al usuario elegir qué llamadas, mensajes y correos electrónicos deben llegar a nosotros en un período de tiempo predeterminado. De esta forma, el teléfono celular permanece desapercibido durante un par de horas y la concentración puede centrarse en las tareas reales, pertinentes. Además, aplicaciones como Freedom y Self Control ayudan a evitar las distracciones relacionadas con la computadora en el trabajo. Estas pueden usarse para bloquear páginas individuales como redes sociales o programas de correo electrónico.


Aquellos que quieran aumentar la eficiencia dentro de un equipo - que a menudo es necesario cuando los empleados están distribuidos en diferentes lugares - también pueden encontrar herramientas como Trello o Slack muy útiles. Además, tanto para la organización personal como para la organización en equipo, Evernote o Wunderlist pueden resultar especialmente útiles.


Para aquellos que buscan mejorar la eficiencia de las comunicaciones corporativas o presentarse frente a una gran audiencia, Beamium es la elección correcta: esta herramienta facilita la transmisión de presentaciones en los diversos dispositivos de los oyentes. Beamium está diseñado para presentar PDFs y se caracteriza por un minimalismo eficiente. Permite una transmisión en tiempo real de presentaciones en smartphones, tablets y portátiles, así como la posterior descarga de diapositivas. Este concepto tiene como objetivo dejar impresiones duraderas enel público, de modo que el contenido de las presentaciones permanezca fresco en la memoria de la audiencia. También ayuda a ahorrar los tediosos procedimientos de envío de presentaciones por correo electrónico o la distribución mediante folletos, lo que no sólo ahorra tiempo, sino que también reduce los gastos.



 


Fuente de la imagen: ©unsplash.com/@helloquence



autor: Hannah Hanahw2