Gestionando tu tiempo – Más rápido, eficaz y exitoso

Consejos útiles para el día a día

posted by Clara in April

"Puedes engañar a todos los demás, pero no puedes engañar a tu propia mente." - David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, 2002


Independientemente de si te estás preparando para una reunión, generando un nuevo concepto, o creando una presentación: el requisito primordial para un trabajo eficiente y eficaz es la concentración máxima. Sin embargo, constantes correos electrónicos entrantes y las llamadas telefónicas, conversaciones con colegas o diversas distracciones de los medios sociales a menudo hacen que nuestros horarios se vayan volando por la ventana. Esto significa que una buena gestión del tiempo es un elemento muy relevante para trabajar eficazmente. En consecuencia, nuestra capacidad para organizarnos mejor es vital para darnos la oportunidad de completar todas nuestras tareas al final de cada jornada laboral. Hay una variedad de métodos y herramientas que ayudan a poner orden en el caos diario de nuestras vidas laborales.


 


Planificación y priorización


El primer paso para una vida laboral eficiente se inicia tan pronto como llegas por la mañana: un plan en forma de lista que contenga las diversas tareas cotidianas, ofrece una buena visión general de todas las tareas que deben cumplirse durante la jornada laboral. Al visualizar tus tareas y dividir tu día en unidades individuales, obtendrás un mejor panorama de lo que hay que hacer. No hay nada como la priorización efectiva durante tu sesión de planificación diaria. Por nuestra propia experiencia, sabemos que a menudo es imposible completar todas las tareas del día en su totalidad, ya que varias tareas y reuniones inesperadas pueden interponerse entre nosotros y nuestros planes. Por eso es muy importante priorizar y enfocarse en los ítems más relevantes. No planificar empleando todo el tiempo que tienes a disposición - deja el 20% del día libre como un amortiguador para lo imprevisto.


 


Bloquear las distracciones


Para muchas personas, Internet se ha convertido en una parte de la vida laboral absolutamente necesaria. Sin embargo, tiene sus trampas: el riesgo de ser distraído por Facebook, Twitter, sitios de noticias y tus blogs favoritos es extremadamente alto. Incluso, un rápido vistazo a una página puede distraerte de la tarea en cuestión. Aplicaciones como Freedom o SelfControl pueden ayudar en este aspecto, permitiéndote bloquear sitios específicos durante un período determinado, de modo que no se pueda acceder a ellos desde tu propia computadora.


 


Primero las cosas pequeñas


¿Hay llamadas telefónicas importantes, formularios que deben rellenarse o correos electrónicos que se deben responder en tu agenda? Precisamente estas tareas pequeñas pero desagradables pueden permanecer en tu lista de tareas pendientes durante todo el día y nunca realizarse por completo - lo que lleva a la frustración y lo que hace aún más difícil para iniciar la siguiente jornada laboral. Por esta razón, debes comenzar tu día eliminando estos artículos de tu lista. Al completar varias pequeñas tareas en las primeras horas de trabajo, no sólo ganarás en términos de gestión del tiempo: también de beneficiarás gracias al efecto psicológico. Tu monólogo interior te recuerda que ya has logrado algo este día - y tus próximas tareas se vuelven mucho más manejables como resultado. Lo que importa es asegurarte de que no te dejes distraer. En particular, los correos electrónicos entrantes que contienen información importante y que no es relevante para la tarea en cuestión, pueden cambiar rápidamente tu enfoque y causar confusión. Gracias a aplicaciones como Reply Later, que te permite enviar correos electrónicos a ti mismo en un momento dado en el futuro, podrás lograr que estos mensajes de correo electrónico no sean ignorarán, pero que a la vez no saturen tu bandeja de entrada y solo sean respondidos cuando en el momento relevante. 


 


Apuntar tareas y citas


Esto suena bastante obvio, sin embargo, a muchas personas todavía les resulta difícil. Una agenda bien administrada hace una gran diferencia en la gestión eficaz de tu tiempo. Sin un horario adecuadamente gestionado, las tareas y las citas no pueden planificarse eficazmente, lo que a su vez aumenta los niveles de estrés. Las agendas y calendarios tradicionales se adaptan a las personas que han estado trabajando con ellos durante mucho tiempo, pero los que están empezando pueden iniciar preferiblemente de una vez con una versión digital. El principal beneficio es que las citas se pueden almacenar en varios dispositivos, como computadoras y teléfonos inteligentes, y por lo tanto se puede acceder desde cualquier lugar. Por otra parte, las citas se pueden mostrar en la pantalla en el momento adecuado a través de un recordatorio con sonidos, vibraciones o pop-ups, por lo que es casi imposible perderlas. Junto con el clásico calendario de Outlook o iCal, aplicaciones como Wunderlist o Evernote son ideales para organizar tu horario diario.



 


Reducir las reuniones a un mínimo


La interacción y la comunicación son importantes para asegurar una colaboración efectiva, por lo que las reuniones son un aspecto necesario y deseable en una rutina diaria. Sin embargo, debes tratarlos con cuidado: con una reunión regular por aquí y una mesa redonda por allá, tu día puede desaparecer tan rápidamente que con costos tendrás tiempo para ser verdaderamente productivo. Por esta razón, siempre debes preguntarte antes de llamar a una reunión si la reunión es realmente necesaria y quién realmente necesita participar en ella. A menudo, una breve actualización en tu escritorio o un grupo de correo electrónico son suficientes para compartir toda la información importante. Cada reunión te aleja de tu flujo de trabajo, y por eso, las reuniones deben reducirse a un mínimo.


 


Establecer metas


Si tienes una meta en mente, trabajarás con mayor concentración, más rápido y con más eficiencia, por lo que es importante romper su trabajo en metas alcanzables. Esto aplica incluso cuando estás trabajando en un proyecto grande, a largo plazo. Sólo reconociendo tus pequeños éxitos puedes retener tu enfoque general. Ya sea que tus objetivos sean diarios, semanales o mensuales, todos estos deben estar claramente formulados y, siempre que sea posible, visualizados claramente. Si mantienes tus metas en mente constantemente, serás menos vulnerable a las distracciones, alocarás tu tiempo de manera más inteligente, y a medida que logres cada objetivo, tendrás más motivación para emprender los siguientes pasos.


 


Encontrar tu propio ritmo


Todo el mundo tiene su propio ritmo natural, incluso en el trabajo. Mientras que algunas personas hacen su mejor trabajo temprano en la mañana, otros sólo funcionan después de la tercera taza de café y sólo entran en su racha productiva más hacia la tarde. Por ende, es particularmente importante que todos encuentren su propio ritmo y gestionen su tiempo individualmente. ¿Cuándo estoy en mi etapa más creativa durante el día? ¿Cuándo estoy desenfocado? Si conoces tu propio ritmo natural de trabajo, puedes programar tu día y tus tareas alrededor de eso para maximizar tu productividad. Es importante recordar que también debes tomar pausas: pausas cortas en tu rutina, y una pausa más larga cuando dejas conscientemente tu escritorio, pueden hacer maravillas para ayudarte a mantener la mente clara.


 


Fuente de la imagen: ©iStockphoto.com/maselkoo99



autor: Clara Clara2