Estructurando presentaciones exitosas

Introducción, cuerpo principal, conclusión

posted by Hannah in March

Ya sea que se demore veinte minutos o dos horas, cada presentación necesita una estructura firme para mantener al público cautivado. De esta manera se puede diseminar toda la información relevante de una manera memorable. Desde la introducción hasta la conclusión, lo que importa es crear un alto nivel de expectación, para que el contenido enganche a los miembros de la audiencia y conserve su interés a todo lo largo de la misma. Por lo tanto, la estructura de una presentación no sólo debe estar claramente dividida en secciones, sino también alinearse de manera paralela a su contenido. Por ende, vale la pena crear conexiones visuales a través del uso racional de PowerPoint. Los medios visuales resaltan el contenido relevante para que el público lo recuerde por más tiempo, y a la vez ayudan a dar un sentido más claro del rumbo que está tomando la presentación.


La introducción


Hay dos maneras comunes de iniciar una presentación. La primera forma supone implícitamente que el orador está dirigiéndose a un grupo que tiene intereses similares, y por lo tanto comparte aproximadamente el mismo nivel de conocimiento. En este escenario, es ideal que la audiencia participe activamente, tomando como base ese conocimiento o experiencias previas compartidas y de esta manera tanto presentador como espectador pueden "emprender un viaje juntos". La ventaja de este enfoque es que la audiencia se siente rápidamente a gusto y entran en su zona de confort. La otra opción pretende conseguir exactamente el efecto opuesto: al abrir una presentación con algo sorprendente o provocativo, o mencionar un hecho chocante, los presentadores pueden inducir incertidumbre en su audiencia. La ventaja de este método es que el orador puede estar seguro de haber capturado la atención de la audiencia, ya que esta espera con impaciencia la próxima revelación impactante.


Independientemente del enfoque elegido por el presentador, las presentaciones de PowerPoint pueden ser una valiosa herramienta en que apoyarse: después de la primera diapositiva, la cual debe mostrar el título de la presentación, las siguientes diapositivas puede contener hechos claros y cifras, una imagen llamativa o incluso un vídeo, dependiendo del enfoque deseado. En esta etapa, el objetivo es ganarse a la audiencia y crear un elemento de tensión. También es importante proporcionar un resumen escrito que claramente ilustre el recorrido de la presentación, como una tabla de contenidos. De esa manera los miembros de la audiencia podrán orientarse y saber que contenido les espera.


Hay otro punto importante que muchos presentadores olvidan: ¡introducirse! Los miembros de la audiencia quieren saber con quién están tratando. Al ponerse delante de la audiencia y renunciar a la identidad anónima, el presentador pude ganar la simpatía de la audiencia.  


El cuerpo principal de la presentación


El objetivo del cuerpo principal de la presentación es transmitir el mensaje central de la misma. El mensaje principal puede ser puesto enfocado desde el principio y luego permanecer en la vanguardia durante toda la presentación. Este estilo de presentación tiene la ventaja de que los miembros de la audiencia siempre pueden seguir el contenido y entender los conceptos individuales, porque saben hacia donde se dirige la presentación desde su inicio. Otra opción es segmentar presentación e ir revelando información paso a paso, culminando en la revelación del mensaje central. Esto crea una tensión constructiva, manteniendo la atención de la audiencia ya que nadie sabe la conclusión que espera. La elección un enfoque en específico está estrechamente relacionada con el tema y el tipo de público al que se dirige la presentación.


Así como una estructura eficaz es importante para el éxito del cuerpo principal de una presentación, las diapositivas de PowerPoint también requieren su propia estructura personalizada para desenvolver un argumento con éxito. Cada mensaje importante en la presentación debe tener su propia diapositiva, de modo que los puntos individuales se desglosen visualmente: "No hay razón para agrupar varias ideas en una diapositiva. Las diapositivas son gratuitas. Haz tantas como necesites para dar a cada idea su propio momento. "(Duarte, 2012). Sin embargo, demasiadas diapositivas, especialmente presentadas velozmente, corren el riesgo de no ser registradas en la memoria de la audiencia y, en el peor de los casos, pueden causar confusión. Por esa razón, es ideal alocar de tres a cinco minutos por diapositiva, y sólo crear soportes visuales para los mensajes clave. Siempre es importante recordar: ¡la presentación de PowerPoint debe subrayar el contenido, no robar el show!



La conclusión


La conclusión tiene un papel importante que desempeñar en la estructura de la presentación, por lo que no debe ser descuidada. Los hallazgos presentados en el cuerpo principal de la presentación se resumen en esta y están nuevamente atados al mensaje central, para de esta forma introducir el gran final. El final rompe la tensión que se ha mantenido a través de la presentación y se puede permitir potencialmente un final abierto, que funja de transición a una discusión de grupo. Sin embargo, generalmente un retroceso rápido hacía la introducción es una buena idea para que la audiencia gane una visión global del concepto presentado. He aquí donde la presentación de PowerPoint juega un papel vital. Si el presentador emplea las mismas imágenes y hechos que al principio de la presentación, estos hechos, junto con los conceptos explorados a lo largo de la presentación, se pueden emplear como puente para transmitir el mensaje central. Particularmente cuando el presentador ha optado por emplear un elemento de sorpresa en el inicio de la presentación, el resultado es un momento de iluminación sobre la audiencia, la cual comienza a formular sus opiniones con respecto a los conceptos compartidos. La presentación debe concluir con una diapositiva que contenga los detalles de contacto del presentador, permitiendo que las interacciones tengan lugar más allá del evento inicial. Beamium ofrece una solución eficaz que permite a los presentadores retener la atención de la audiencia incluso después de que la presentación haya finalizado: permite a los miembros de la audiencia descargar y guardar la presentación completa en sus propios dispositivos. Esto significa que no sólo pueden seguir la presentación en vivo, sino que también pueden guardarla para repasarla a placer una y otra vez.


Fuente: HBR Guide to Persuasive Presentations, Nancy Duarte, 2012



autor: Hannah Hanahw2