Compartir y discutir documentos en teleconferencias

¿Cómo sincronizar a tus oyentes en toda circunstancia?

posted by Michael in September

Las teleconferencias forman parte de las actividades cotidianas de innumerables empresas. Ya sea al discutir rápidamente documentos por teléfono con otros colegas, presentar diseños a clientes o tratar de vender productos o servicios a clientes potenciales por teléfono. Este método es muy popular, ya que te permite mejorar tu productividad al ahorrar recursos valiosos como tiempo y los costos de transporte, entre otros. Sin embargo, también tiene sus debilidades, ya que discutir documentos por teléfono no es siempre tan sencillo. En tales casos, la presencia física es al discutir es omitida y, por lo tanto, debes confiar plenamente en tus habilidades para comunicarte por teléfono, así como en los medios visuales que utilices para respaldar tu mensaje. Esto por lo general debe ser más que suficiente para transmitir un mensaje sólido, pero el problema real no recae en los canales empleados, sino en la coordinación entre ellos.


 


Las teleconferencias sin coordinación pueden costarte contratos valiosos


Es un caso común en todos los negocios: cuelgas el teléfono, respiras profundamente, y miras hacia el piso con una mezcla de sentimientos entre decepción y frustración. Acabas de hablar más de una hora en el teléfono con un cliente potencial sin éxito. ¿Qué salió mal? Los habituales problemas de comunicación. Te preparaste para la llamada, enviaste al correo electrónico de tu cliente la descripción del servicio que estás ofreciendo y trataste de guiarlo a través de ella. Sin embargo, esto pronto se convirtió en una pesadilla, ya que el cliente no dejaba de perderse en las páginas del documento, empezó a perder el hilo, tomar pausas de café, hablar con su hija y al final terminó perdiendo el interés por completo. En un intento desesperado, trataste de guiarlo a través del sitio web de tu empresa, pero todos sabemos cómo terminó esto. Presentar a los clientes, usuarios o colegas documentos a través de una teleconferencia no debe ser tan complicado.


Ya sea en caso de una llamada de ventas o al discutir algunos informes clave por teléfono con un colega situado en el otro lado del océano, la coordinación es la clave parauna conversación exitosa. En cualquier caso, quieres asegurarte de que tus oyentes están siguiendo cada detalle de la valiosa información que estás compartiendo. ¿Por qué no estarían concentrados? Sólo la menor distracción puede hacer que tu oyente pierda el hilo de toda la presentación y esto se traducirá en él o ella constantemente interrumpiéndote para volver a retomar el hilo de la presentación. O incluso peor, en caso de una llamada de ventas importante, el oyente se desconectará automáticamente de la conversación y tus posibilidades de éxito disminuirám con cada segundo que pasa.


 


Utilice la tecnología a tu favor: presentaciones en línea y sincronizadas


Es un hecho que, si das una presentación inolvidable y atractiva, el oyente seguirá paso a paso todos tus pensamientos. Sin embargo, discutir documentos por teléfono y en teleconferencias no siempre es tan fácil, no importa lo bueno que seas como orador o vendedor. La tecnología debe ser tu aliado en tales circunstancias y apoyarte en cada paso. Debe haber una manera a través de la cual puedas simplemente guiar a tu audiencia a través de los diversos documentos, sin perder el hilo del mensaje.



En primer lugar, se requiere una herramienta que se puede acceder fácilmente en casi cualquier circunstancia y, en segundo lugar, tiene que proporcionar la posibilidad de capturar la atención de tus oyentes, haciéndoles seguirte a cada paso que das automáticamente. Una genial opción para lograrlo es discutiendo tus documentos en línea con herramientas como Beamium, que sincronizan automáticamente la presentación del espectador con la tuya para que ningún oyente se pierda. Dado que estas plataformas funcionan en línea, se puede acceder desde cualquier dispositivo o sistema operativo en cuestión de segundos. Además, gracias a sus características de sincronización, los participantes de la llamada te seguirán automáticamente en cada paso de la presentación. De esta manera, tu audiencia en una teleconferencia nunca estará insegura o distraída y claramente tendrás una ventaja al intentar transmitir tu mensaje. El resto depende de ti.


 

Fuente de la imagen: ©unsplash.com/@Helloquence



autor: Michael Michael