Preguntas y respuestas - Cinco consejos para discusiones en grupo exitosas

El arte de la discusión

posted by Nicole in March

Después de una discusión informativa, el siguiente paso es generalmente una discusión en grupo con el público, donde los miembros de la audiencia pueden compartir cualquier pregunta que puedan tener, expresar sus propias opiniones sobre el tema y discutir los conceptos planteados en la presentación con el resto del grupo. Dado que una sesión de preguntas y respuestas puede salirse rápidamente de control, particularmente cuando se trata de eventos más grandes, es importante que el presentador asuma un papel de liderazgo desde el inicio. Esto no sólo significa contestar preguntas, sino también actuar como moderador. Los buenos oradores no son siempre automáticamente buenos moderadores de discusiones de grupo. Por ende, a veces se requiere un poco de práctica para superar el desafío de hablar en público, incluso después de que la presentación ha terminado. Sin embargo, siguiendo estos cinco consejos podrás hacer de cada discusión un éxito.


La preparación adecuada


La presentación en sí es a menudo la principal preocupación en la mente del hablante, y por lo tanto la discusión que le sigue a menudo no es olvidada o tomada en cuenta solo parcialmente. Sin embargo, preparase para esta etapa del evento también es vital. Naturalmente, no hay manera de saber qué preguntas va a hacer el público, ni se puede saber si el público será especialmente conversador o reservado. Sin embargo, precisamente por esta razón, los oradores deben ponerse en los zapatos del público y considerar qué preguntas podrían surgir. También es importante considerar cómo se establecerá la sesión de preguntas y respuestas. ¿Los participantes deberían subir al escenario, o deberían permanecer sentados? ¿Cuántos micrófonos debería haber? ¿Cuánto tiempo se permitirá a cada persona para discutir su pregunta? ¿Cuánto tiempo debe durar la discusión en grupo? Los oradores que demuestran a su audiencia desde el inicio que están tomando un enfoque estructurado y dirigido hacia la sesión de discusión, irradian confianza en sí mismos y profesionalismo.


La pregunta inicial adecuada


"¿Alguien tiene alguna pregunta?" Este enfoque rara vez funciona como una pregunta inicial. Nada es más estresante que tratar de conducir una discusión que está luchando frenéticamente por despegar dado que nadie tiene la confianza para hacer el primer movimiento. Por ende, es importante que el orador concluya su presentación haciendo una pregunta adecuada a su audiencia que ponga la bola en juego. Esta pregunta debe ser específica, pero desafiante, de modo que las barreras para unirse a la discusión sean lo más bajas posible. Preguntas que son demasiado abiertas a menudo causan confusión, o no hay nadie en la audiencia que tenga la confianza para presentar su propia opinión. Al comienzo de una discusión, siempre es útil apelar a las emociones de la audiencia, ya que la mayoría de la gente reacciona mucho más intensamente cuando se apela a sus emociones que cuando se apela a su razón. Algunas emociones generan reacciones mucho más fuertes que no requieren justificación explícita. Emplear estas emociones aumenta en gran medida las posibilidades de encontrar a alguien en la audiencia que quiera participar, en comparación con un intento de iniciar un debate en torno a un tema neutral o altamente racional.


El liderazgo adecuado


En general, el moderador de una discusión de grupo o de una sesión de preguntas y respuestas es la misma persona que realizó la presentación. Esto significa que es importante para los presentadores ser conscientes de la responsabilidad que viene con su papel. Si ninguna persona asume la responsabilidad de gestionar la discusión, el discurso puede descomponerse rápidamente y resultar en un caos, por lo que los moderadores deben saber cuándo imponer su autoridad, mantener el tema central en foco y evitar debates basados en principios. Este escenario demuestra otro beneficio importante de Beamium: con el servicio web Beamium, los miembros de la audiencia pueden utilizar su propio smartphone o tablet para navegar a través de diapositivas y así revisar conceptos específicos de la presentación después, inclusive después de que la última diapositiva fue presentada. Esto permite que los elementos de la presentación que ya no sean visibles, o que los miembros de la audiencia no recuerden perfectamente, sigan empleándose como fuente para contribuir a la discusión. Si la discusión falla a pesar de todo, el moderador puede impulsarla refiriéndose a la presentación. Al hacer preguntas y plantear objeciones de una manera inteligente, moderadores expertos pueden dar forma a las opiniones de la audiencia y guiarla hacia un resultado deseado. La tarea final del orador es dar estructura a las opiniones aportadas por los diversos participantes y, al final, sintetizarlas claramente en una única visión. Esta desafiante tarea requiere de los niveles más altos de concentración en todo momento, y muestra lo importante que es escuchar con atención cada opinión del público.



La gestión del tiempo adecuada


Muchos oradores consideran particularmente difícil cumplir con los límites de tiempo al hacer una presentación. Esto es aún más difícil en la discusión posterior. Todos los presentadores deben considerar por adelantado cuánto tiempo asignar para una sesión de preguntas y respuestas o para una discusión grupal. Los límites aproximados de tiempo deben ser comunicados a la audiencia de antemano con el fin de que esta se pueda preparar adecuadamente y establecer sus expectativas de manera clara. Durante la discusión, el moderador debe tomar en cuenta que la discusión debe ser de interés para toda la audiencia, incluyendo aquellos que no están participando en la discusión directamente. Si el tema de la discusión llega a ser demasiado amplio o demasiado estrecho, o simplemente muy extenso, una gran parte de la audiencia puede sentirse excluida por lo tanto desenganchar su atención. Esto puede conducir al molesto murmullo de fondo que eventualmente atrofia el discurso y lo termina en una nota baja. Por lo tanto, el moderador debe dejar claro a su audiencia que cada participante sólo puede hablar por un tiempo limitado, y asegurarse de que esto cumpla.


El enfoque adecuado hacia el conflicto


Cada discusión tiene el potencial de generar conflictos a medida que las opiniones divergentes se encuentran y, a veces, chocan. Es fundamental que el líder de la discusión se mantenga tranquilo y educado en todo momento. Incluso cuando la audiencia critica duramente o ataca la línea de argumentación de la presentación, es importante evitar reaccionar emocionalmente o ceder a la provocación. Eludir provocación con una encantadora sonrisa, es siempre una buena forma para evitar situaciones desagradables que son innecesarias. Al mostrar comprensión ante sus críticos mientras se mantiene sereno y racional, demostrará profesionalismo y confianza que repercutirán en la forma en que su presentación será percibida. Conflictos particularmente serios que amenazan con escalar deben evitarse a toda costa, especialmente ante audiencia grandes. Si esto sucede, tiene sentido invitar a las personas que están involucradas en el conflicto a una discusión de seguimiento en compañía de un moderador neutral. Después de todo, el mejor enfoque es comenzar de nuevo antes de que la discusión comience a volverse redundante.  


Fuente de la imagen: ©iStockphoto.com/monkeybusinessimages



autor: Nicole Bildnicole