Logrando reuniones eficientes

Usa Beamium para mejorar la productividad en tus reuniones

posted by Michael in May

Las reuniones son una parte regular de la cultura corporativa, ya sea que en forma de una reunión informal de equipo cada semana o una asamblea general previamente programada. Estas reuniones pueden desempeñar un papel vital en el éxito de una empresa. Después de todo, el funcionamiento eficiente de una empresa depende a menudo de la contribución coordinada de los diferentes departamentos, que dependen de estas oportunidades para intercambiar información y organizar sus esfuerzos.


Sin embargo, las reuniones no siempre se llevan a cabo de una manera eficiente: con demasiada frecuencia, se llevan a cabo largas reuniones que consumen valioso tiempo, cuando una breve discusión por la máquina de café hubiese sido suficiente. Cuando una reunión es necesaria, es esencial preguntarse quién realmente necesita estar allí -muchos empleados asisten a las reuniones simplemente por costumbre, incluso cuando tienen poco que aportar sobre un tema específico. Y cuando se ha celebrado una reunión periódica durante mucho tiempo, podría ser útil reevaluar de vez en cuando su necesidad, ¿es necesario mantenerla con la misma frecuencia y con los mismos participantes? Preguntarse regularmente si una reunión es todavía esencial puede mejorar la gestión del tiempo y la productividad en general.


 


Prepararse adecuadamente para una reunión


 


Cuando se lleva a cabo una reunión, siempre se deben seguir ciertas reglas. Por ejemplo, solo se deben discutir los temas que incumben a todos los participantes. Es común, por supuesto, tratar de abordar otros temas cuando todo el mundo ya se ha reunido en un solo lugar - pero cuando otros compañeros de trabajo no tienen nada que ver con el proyecto que se discute, es una pérdida de tiempo laboral para estos. Por lo tanto, vale la pena pensar detenidamente en quién debe participar en cada reunión.


Además, se debe fijar un límite de tiempo para cada reunión de antemano. Muchas compañías piensan que las reuniones tienen que durar una hora, pero eso es a menudo demasiado largo - los resultados se pueden alcanzar con frecuencia más rápidamente con una sesión más corta y más enfocada. Cuando los límites de tiempo están estrechamente coordinados y han sido comunicados a los participantes, las posibilidades de que todos los participantes se presenten a tiempo son mayores y así la charla innecesaria o “small talk” al inicio se reducirá al mínimo.


La preparación también es absolutamente necesaria en otros aspectos. El moderador, o quienquiera que convocó la reunión, debería establecer una agenda en caso de reuniones largas e importantes, idealmente enviándola a todos los participantes con algunos días de antelación. También se deben preparar todos los requisitos técnicos y tener una visión clara de los objetivos que se esperan alcanzar antes de que comience la reunión.


 


Durante las reuniones


 


Es importante que estas reuniones tengan objetivos claros que se compartan con los participantes de antemano y se tengan en cuenta una vez que la misma haya comenzado. Es el trabajo del moderador o líder dirigir la conversación de hacia estos objetivos cuando esta comienza a desviarse del deseado curso.


En el caso ideal, todos los participantes mantendrán las metas de una reunión en mente, y contribuirán en consecuencia. Las notas en una pizarra o cartulinas pueden ayudar a mantener a los participantes enfocados, y este tipo de visualización de los puntos que se discuten puede ayudar a mantener una visión general de toda la conversación. Además, puede simplificar el resumir los resultados al final de una reunión y distribuir las tareas resultantes de una manera sensata entre el equipo. También es importante tener en cuenta el límite de tiempo establecido para la reunión - a menudo se puede hacer una reunión más eficiente al tener en cuenta de antemano cuánto tiempo habrá para discutir cada punto. En caso de que la conversación se llegase a extender de todas maneras, está en manos del moderador decidir si tiene sentido ampliar el marco de tiempo disponible para la reunión.


 


El uso de Beamium en reuniones


 


Beamium es la herramienta perfecta para reuniones y el seguimiento de estas. Puede aumentar sustancialmente su eficiencia y mejorar la calidad de las reuniones en general. Cuando una empresa grande tiene oficinas en varias ciudades, las reuniones pueden complicarse rápidamente, especialmente cuando se trata de una presentación en PowerPoint. Beamium, la herramienta de presentación basada en la web, permite a todos los participantes permanecer al tanto de todo lo presentado, siguiendo la presentación en vivo en sus dispositivos y de formaindependiente de su ubicación física. Esto elimina la necesidad de explicaciones repetitivas y comentarios innecesarios, que de lo contrario puede malgastar bastante tiempo. Y puesto que la presentación de Beamium permanece en los dispositivos utilizados para acceder a ella, los participantes pueden usarla más tarde para dar seguimiento a la reunión o volver a leer la información relevante para las tareas correspondientes y así estar completamente preparados para la próxima discusión.



autor: Michael Michael