Cómo negociar contratos por teléfono

Las mejores prácticas para discutir documentos durante las teleconferencias

posted by Hannah in September

Es jueves por la mañana, diez minutos antes de que comience la llamada telefónica más importante de esta semana. Una reunión por teléfono con tus socios comerciales, tus colegas de trabajo y los abogados de ambas partes te espera. El tema de la convocatoria es la discusión final de un contrato de asociación estratégica con respecto a una nueva empresa conjunta. Cinco minutos antes de la llamada de repente ves un error en la página tres del contrato. El contrato ya ha sido enviado a todos los participantes de la reunión ayer por la noche. No hay posibilidad de hacer cambios a última hora.


 

Establece una agenda para hacer llamadas telefónicas efectivas


Antes de la reunión, todo el mundo debe ser informado de lo que tiene que esperar de la llamada. La manera más efectiva de estructurar tu reunión es estableciendo objetivos claros. Todos los participantes de la reunión deben ser invitados de una manera educada a la conferencia o llamada telefónica a tiempo. Al menos un día antes de la convocatoria, se debe enviar una agenda a todos los participantes. Aunque la información relevante de asuntos pasados siempre debe ser compartida con todos, es fundamental compartir los documentos que van a ser presentados y discutidos en la llamada de antemano. Compartir información importante por adelantado tiene dos efectos negativos. En primer lugar, algunos de los participantes revisarán los contratos y entenderán mal los párrafos que necesitan una explicación. Estos malentendidos pueden alienar a los participantes. En segundo lugar, siempre habrá alguien en la reunión que no ha revisado su correo electrónico y por lo tanto se siente en desventaja porque no tuvo oportunidad de leer la información por adelantado. Por lo tanto, es importante compartirlos documentos al inicio de la reunión al mismo tiempo con todos los participantes.



Asegúrate de que todos estén en la misma página


La forma más común de compartir documentos al principio de una llamada telefónica es enviarlos como archivos adjuntos de correo electrónico a todos los participantes. Aunque esto suena bastante simple, a menudo resulta en pequeños problemas y hace que tu reunión se vuelva ineficaz antes discutir siquiera la primera página. ¿Enviaste los contratos en formato PDF? Si no, alguien de los participantes tal vez no tenga oportunidad de abrir tu formato porque usa otro sistema operativo. ¿Olvidaste incluir un destinatario porque no tienes su dirección de correo electrónico? Después de varios minutos, finalmente todos recibieron una copia del documento y puedes comenzar a discutirlo. Cuantas más páginas tenga el documento, menos probable es que todo el mundo vea el mismo párrafo. Especialmente en documentos legales, donde los errores podrían causar millones de dólares en daños, es bastante difícil saber si todo el mundo está leyendo el mismo párrafo. No hay muchas herramientas por ahí que faciliten el manejar las discusiones de contrato a través del teléfono.


La mayoría de las soluciones de conferencia resolverán algunos de tus problemas, pero crearán otros nuevos. En cambio, la sencilla herramienta Beamium resuelve todos los problemas descritos hasta ahora. Basta con arrastrar y soltar tu documento en www.beamium.com para que se cargue y luego compartir el código de acceso de 8 dígitos a tu documento a través de un enlace o verbalmente al comienzo de tu reunión. Todo lo que tus participantes tienen que hacer es hacer clic directamente en el enlace o ir a beamium.com e ingresar el ID de 8 dígitos. Beamium garantiza que todos tus espectadores estarán en la misma página. Cada vez que cambies de página, la página también se moverá automáticamente hacia adelante en los dispositivos de tu audiencia. Con Beamium no se requieren instalaciones - cada simple navegador de Internet te permite discutir documentos en línea. Además, el presentador decide si los participantes pueden acceder al documento antes de la reunión y echar un vistazo a todas las páginas o si sólo ven la primera diapositiva hasta que el presentador comience. Por lo tanto, eres capaz de preparar de manera óptima tu reunión e iniciarla sin mayores problemas.





Resumir el contenido y darle seguimiento


Al final de tu reunión, debes resumir brevemente los principales resultados de la discusión. Tómate suficiente tiempo después de tu reunión para escribir las notas de la reunión, resumir las tareas pendientes para todos los participantes y que no se te olvide compartir el documento discutido con tu audiencia. Beamium también te apoya en este último paso. Inmediatamente después de la reunión, puedes habilitar a tus participantes para descargar el documento y guardar los contratos localmente en sus propios dispositivos. Por último, puedes ver en tu cuenta de Beamium la frecuencia con la que se ha visto la presentación y comprobar si todos han descargado el documento. Una llamada telefónica exitosa comienza con tu preparación y termina con la distribución de las diapositivas y notas de la reunión. Beamium te permite reunir a todos en la misma página, se asegura de que los documentos se compartirán en el momento adecuado y ahorra tiempo distribuyendo las diapositivas con un solo clic. No olvides preparar tu próxima conferencia de manera efectiva para asegurar su éxito.


Fuente de la imagen: ©unsplash.com/@flenjoore



autor: Hannah Hanahw2