Los beneficios de la gestión electrónica de documentos

Las ventajas de las modernas herramientas para manejar documentos en línea

posted by Michael in July

Los tiempos en que los pasantes eran enviados de la fotocopiadora al fax para luego ir a la oficina de correos se han convertido en una cosa del pasado en muchos países. Es verdad, todavía hay algunos estudiantes que están sufriendo de las prácticas del "encargado de traer café", pero las víctimas son menos con cada año. Los estudiantes son sólo el primero de muchos ejemplos, donde las cadenas burocráticas relacionadas con la gestión de documentos de oficina se aflojan año tras año. ¿Por qué? La respuesta es simple: la gestión electrónica de documentos. Manejar documentos de forma digital se ha convertido en una prioridad para la mayoría de las empresas. No sólo las grandes corporaciones, sino también las pequeñas start-ups se están cambiando al lado electrónico.


 


¿Qué es la gran ventaja de la gestión de documentos digitales?


 


Los sistemas y software de gestión de documentos son las nuevas tendencias introducidas por las comunicaciones digitales y los sistemas de almacenamiento en la nube. Los beneficios de esta evolución son inmensos y los medios para implementarlos son cada vez más y se perfeccionan cada día. Los desafíos a causa de documentos generan claros obstáculos a la productividad y, por lo tanto, importantes pérdidas económicas para las empresas. Según una encuesta global del IDC, tales desafíos impiden a las organizaciones un 21,3% de la productividad general de los empleados. Además, GoNitro calcula que el tiempo perdido en soluciones inadecuadas de administración de documentos cuesta a las organizaciones alrededor de $ 20.000 por trabajador anualmente. Si el tiempo significa dinero, entonces las ventajas de las herramientas de gestión electrónica de documentos valen un par de millones, definitivamente. Además, el dinero no es el único aspecto importante. Intuit encuestó 750 empresas australianas en 2013 para descubrir que el 77% de los dueños de negocios quieren tener acceso a archivos de forma remota. Esta es otra solución presentada por las herramientas de gestión electrónica de documentos en la actualidad, que proporciona una valiosa flexibilidad. Por supuesto, la gestión de documentos de manera remota también introdujo la oficina desde el hogar, que de acuerdo con InfoWorld, ahorraría 5.85 millones de galones de petróleo al año. En efecto, las soluciones de gestión de documentos no sólo facilitan negocios productivos, económicos y flexibles, sino que también protegen el medio ambiente al reducir el consumo de recursos (como el papel) y la contaminación.


 


Suena bien, ¿qué puedo hacer al respecto?


 


Con el fin de modernizar tu negocio y beneficiarse de todas las ventajas de la gestión dedocumentos digitales necesitas la herramienta adecuada. Por suerte hay muchas opciones para elegir la que mejor se adapte a tu negocio o situación. Los nombres establecidos, como DropBox For Business, Google Drive o Zoho Docs, proporcionan muchas ventajas, como grandes capacidades de almacenamiento en la nube, acceso sin conexión y carpetas compartidas. Sin embargo, a veces no son la mejor opción para compartir información en vivo y de manera sencilla con tus compañeros de trabajo o empleados. Las plataformas en línea más simples y directas como Beamium te permiten administrar documentos en línea en cuestión de segundos. Con Beamium los usuarios pueden presentar documentos en línea y luego compartirlos para que sean descargados. Además, la herramienta te permite almacenar todos tus documentos bajo tu cuenta para luego presentarlos en directo con cualquier dispositivo.



La combinación de algunas de estas diferentes soluciones introducirá definitivamente a tu negocio, organización estudiantil, entrenamiento en línea o cualquier actividad relacionada con la gestión de documentos a el siglo 21 y le proporcionará innumerablesventajas. Sin embargo, muchas personas aún firman sus contratos en papel, imprimen volantes, invitaciones de eventos, entradas o almacenar enormes pilas de archivos que consumen semanas de tiempo de trabajo. Las respuestas a todo esto están sólo a un clic de distancia.


 


Fuente de la imagen: ©iStockphoto.com/Nomadsoul1



autor: Michael Michael