Visuelle Unterstützungen bei Telefonkonferenzen

Montagmorgen und der Konferenzraum ist gebucht: es ist Zeit für die Quartals-Ergebnisse und alle Teilnehmer warten auf die Präsentation der Unterlagen.

von Hannah in April

Auf der einen Seite der Telefonleitung warten alle Mitarbeiter gespannt darauf, was der Teamleiter von der anderen Seite der Weltkugel zu berichten hat. Allerdings ist es schwer, den am Telefon präsentierten Zahlen zu folgen. Trends, Statistiken und Daten können in nicht-visueller Form nur schwer verstanden werden. Einige der Mitarbeiter versuchen gestresst Notizen auf deren Notebooks und Tablets zu machen, während andere versuchen die richtige Stelle in dem zuvor mittels Email-Anhang versendetem Dokument zu finden. Verwirrung und Missverständnisse sind vorgesehen. Es muss definitiv einen einfacheren Weg geben, Reports über Distanz zu besprechen. Während Screen-Sharing und Videokonferenzen nach einem kurzen Hype wieder von der klassischen Telefonkonferenz verdrängt wurden, fehlt hierbei die visuelle Unterstützung.


Telefonate sind Teil des Geschäftslebens, in kleinen wie in großen Unternehmen. Sie minimieren die Transportkosten, keine großen Meeting-Räume müssen gebucht werden und auch sonst spricht viel für diese effiziente Art der Kommunikation. Nichtsdestotrotz, ist das Fehlen visueller Elemente eine ständige Quelle von Verwirrung. Simple digitale Lösungen gibt es bisher wenige. Beamium, die Web-basierte Präsentationslösung, ermöglicht es nun Dokumente, Reports und Folien live von Browser zu Browser zu präsentieren.


Synchronisation ist der Feind der Desorientierung

Die in rein Audio-basierten Konferenzen oftmals entstehende Verwirrtheit kann größtenteils abgefedert werden, indem visuelle Folien ergänzend zum Telefongespräch die Zuhörer durch die Agenda führen. Insbesondere bei Quartalsbereichen mit vielen Zahlen und Statistiken kann Beamium als moderne Lösung die sprachlichen Kanäle unterstützen. Dabei kann das bestehende Audio-System beibehalten werden, und ergänzend Beamium als Plattform für die visuelle Unterstützung der Konferenz gewählt werden. Der Präsentierende kann dabei ganz normal sprechen und sein Dokumente über dem eigenen Web-Browser auf die Geräte der Teilnehmer übertragen. Alles was die Zuhörer zu tun haben, ist den 8-stelligen Präsentations-Code auf www.beamium.com einzugeben. Die Teilnehmer der Telefonkonferenz werden so immer sehen, über welche Folie der Präsentierende gerade spricht. Mit einem Laser Pointer können selbst exakte Punkte oder Zahlen hervorgehoben werden. Im Nachgang ist es den Teilnehmern möglich, die Unterlage als PDF herunterzuladen. Dadurch wird der Audiokanal von der so wichtigen visuellen Spur unterstütz, wodurch die eindeutige Botschaft mit Leichtigkeit übertragen wird.



Keine Probleme, keine Unterbrechungen

Der große Vorteil dieser faszinierenden Online-Lösung ist die Einfachheit des Systems. Der Sprecher benützt wie bisher sein Telefon, um das Meeting durchzuführen. Unterstützend können die Zuhörer über Beamium die Online-Präsentation mitverfolgen. Traditionelle Screen-Sharing und Webinar-Systeme haben hier eindeutige Nachteile, da Interaktionen mit mehreren Teilnehmern hierbei fast immer zu chaotischen und problematischen Erlebnissen werden. Beamium ist hingegen selbst bei schlechter Internetverbindung einfach einsetzbar. Alles was die Zuhörer benötigen ist ein gewöhnlicher Web-Browser und den Zugangscode der Präsentation. Keine Software, keine Installationen und keine sonstigen Probleme, welche die Effizienz des Meetings zerstören könnten. Zielgerichtet und effektiv, das sind die charakteristischen Merkmale welche Beamium zur perfekten Unterstützung Ihrer Telefonkonferenz macht.


Image Source: ©iStockphoto.com/AndreyPopov



Autor: Hannah Hanahw2