So funktioniert Ihr Remote-Meeting

Die einfachste Art Remote-Meetings durchzuführen heißt Beamium

von Philip in June

Online-Meetings sind eine praktische und kosteneffiziente Alternative zu Treffen vor Ort. In unserer globalen Arbeitswelt werden diese daher regelmäßig bevorzugt. So ist es möglich, Meinungen und Updates auszutauschen, ohne sich persönlich treffen zu müssen. Neben den massiven Kosteneinsparungen, wirkt sich das positiv auf das Zeitmanagement des Teams aus und schont die Umwelt. An Stelle von nervenaufreibenden Flügen rund um den Globus kann man dann einfach von zu Hause aus oder im Office an dem Meeting teilnehmen. Eine effiziente Art, Ideen auszutauschen. Wenn man Telefonkonferenzen dann noch mit Online-Präsentationen oder Videokonferenzen unterstützt, stehen diese dem persönlichen Meeting in fast nichts mehr nach. So kann auch der Mitarbeiter in einer anderen Niederlassung perfekt auf dem Laufenden gehalten und eingebunden werden.


Die richtige Vorbereitung


Damit das Meeting auch wirklich effizient stattfindet, bedarf es einer gewissen Vorbereitung und der Einhaltung einiger Regeln. Die Hardware und das eingesetzt Equipment ist dabei ein besonders wichtiger Faktor. Neben der exzellenten Sound-Qualität ist es wichtig, auch Dokumente effektiv zu teilen. Jeder von uns kennt das typische Screen-Sharing-Problem, wo man zunächst mal 10 Minuten lang vergebens versucht, eine Anwendung zu installieren und das restliche Meeting mit ständigen Verbindungsproblemen funktioniert. Wenn man sich gegen das Video-Conferencing entscheidet, ist oftmals das traditionelle Smartphone oder Telefon die beste Technologie, um den Sound zu übertragen. Einfach lassen sich heutzutage (internationale) Telefonkonferenzen einrichten, bei denen man sich nur einwählen muss. Aber natürlich ist es umso wichtiger, dass eine geeignete Präsentation mit den Teilnehmern geteilt wird. Neben der visuellen Unterstützung hilft diese nämlich vor allem dabei, Verwirrungen zu vermeiden und strukturiert durch die Themenpunkte zu führen. Speziell in Ländern mit schlechter Internetverbindung muss dabei beachtet werden, dass die Lösung auch bei niedriger Bandbreite funktionieren muss.


Das Verhalten während dem Online-Meeting


Um sicherzustellen, dass ein effizientes Meeting über Distanz stattfindet, sollten vorab die Ziele des Meetings kommuniziert werden. Der Moderator stellte diese anfangs nochmal vor und sichert, dass Agenda und Zeitplan eingehalten werden. Wichtig ist dabei, dass man sich nicht gegenseitig ins Wort fehlt. Kleinere Meldungen können deshalb bevorzugt in schriftlicher Form stattfinden – oder, man meldet schriftlich beim Moderator an, dass man sich anschließend mit seinem Beitrag melden möchte. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte bei der gegenseitigen Ansprache stets der Name erwähnt werden. Nicht selten kommt es vor, dass nebenher noch Emails geschrieben oder Terminkalender gecheckt werden – eine individuelle Ansprache sichert dabei, dass sich die Person auch wirklich angesprochen fühlt. Der Moderator ist auch dafür verantwortlich, dass es bei Diskussionen nicht zu übermäßigen Abschweifungen vom eigenen Thema kommt.


Was man bei Online-Konferenzen nicht unterschätzen sollte, ist die Gefahr von Störungen im Hintergrund. Vom kurzen Gespräch mit dem Kollegen nebenan bis hin zur Musik aus dem Zimmer von gegenüber – oft führt die Summe der Geräuschkulissen zu einer schlechten Telefonkonferenz. Daher sollte sichergestellt werden, dass jeder Teilnehmer in einem ruhigen, störungsfreien Umfeld an der Konferenz teilnimmt. Bei Störungen ist es wichtig, schnellstmöglich wieder zum Thema zurückzukommen. Insbesondere wenn unterschiedliche Systeme von Audio und Präsentationsübertragung verwendet werden, spart man sich so Zeit da der abgeschaltete Teilnehmer zumindest einen der beiden Kanäle weiterhin verfolgen konnte.



Beamium bei Online-Konferenzen verwenden


Bei den meisten Meetings geht es nicht nur darum, schnell ein paar Worte auszutauschen, sondern Quartalsberichte, Strategie-Präsentationen oder monatliche Updates werden ausgetauscht. Dabei ist es hilfreich, PowerPoint Folien zu verwenden. So hat jeder eine visuelle Unterstützung und kann das gesprochene Wort besser zuordnen. Speziell bei internationalen Gesprächen, wo nicht jeder in seiner Muttersprache teilnimmt, ist dies äußerst empfehlenswert. Natürlich hat es viele Nachteile, die Folien im Vorfeld zu übermitteln. Damit entfacht man nämlich Missverständnisse, schon bevor die Präsentation erklärt werden kann. Mit Beamium wird diesem Problem vorgebeugt.


Beamium ist die ideale Lösung, um Dokumente während Meetings online zu präsentieren. Durch die Online-Präsentation während der Telefonkonferenz kann mit Beamium das Audio-Meeting mit Folien unterstützt werden. Durch den Upload des Dokumentes auf www.beamium.com kann das Dokument in eine Online-Präsentation verwandelt und live auf die Endgeräte der Teilnehmer übertragen werden. Dazu bedarf es keiner Installationen und selbst bei schlechter Internetverbindung ist der Einsatz von Beamium unproblematisch. Das digitale Handout bleibt dann auch noch nach dem Vortrag verfügbar. Man ersetzt so das umständliche vorab Email mit Anhang durch eine produktive Konferenzlösung. Wenn Sie auf der Suche nach einem Mittel sind, dass Ihre Online-Konferenzen effizient macht, dann haben sie mit Beamium die optimale Lösung gefunden!


Image Source: ©unsplash.com/@nickkarvounis



Autor: Philip Beamium icon