Tipps zum effizienteren Arbeiten

Wie viele Stunden verbringen Sie täglich im Büro? Lernen Sie durch produktivere Arbeit effizienter voranzukommen!

von Hannah in August

Ein wichtiges Projekt muss fertiggestellt werden, noch einige Aktivitäten sind dafür notwendig. Doch an Stelle sich darauf fokussieren zu können, wird man von Emails, Telefonanrufen, Meetings und Benachrichtigungen ständig aus seinen Gedanken gerissen. Kommt Ihnen das bekannt vor? In vielen Situationen wird unsere wertvolle Zeit sprichwörtlich gestohlen. Zu einem großen Teil sind wir dafür natürlich selbst verantwortlich. Dies hat mehrere Gründe. Einerseits mag es an unserer Position liegen, in der man zwischen zwei Parteien die Projektkoordination inne hat. Andererseits liegt es natürlich auch an den vielen neuen Technologien, welche es schwer machen, sich auf ein Thema zu konzentrieren. Wie oft haben Sie es schon geschafft, einen halben Tag ganz ohne Störungen zu arbeiten? Mir ist das ehrlich gesagt noch nie gelungen. Doch mit einigen Tipps schafft man es immerhin, zumindest ein paar Stunden jeden Tag so effizient wie möglich zu arbeiten. Das bringt nicht nur bessere Ergebnisse, sondern reduziert auch unserer Arbeitszeit, sodass man mehr Zeit für seine Familie und Freunde hat. Und Freizeit ist wichtig, um auch zukünftig effizient seine Arbeit zu verrichten.


Mehr Struktur – weniger Zeitverlust


Den Arbeitsplatz ändern


Das Design des Arbeitsplatzes spielt eine wichtige Rolle. Es ist wichtiger für die effiziente Arbeit, als wir uns vorstellen. Vergessen Sie nicht, dass Sie jeden Tag mindestens 8 Stunden am Arbeitsplatz verbringen. Ein ergonomischer Arbeitsplatz, ein gut funktionierender Laptop mit angenehmer Tastatur, helles Licht – es sind viele Kleinigkeiten, die den Unterschied machen. Doch nur wer auf seine Gesundheit schaut und den Arbeitsplatz optimal gestaltet steht sicher, dass er ohne Beschwerden seine Arbeit lange verrichten kann. Es ist nämlich keine Lösung, mit Kreuzschmerzen und Augenproblemen jeden Tag zu überstehen. Viel wichtiger ist es, den Arbeitsplatz so zu gestalten, dass er sich nach unseren Bedürfnissen richtet.


Niemand braucht dabei fünf Regale, drei Notebooks und eine Menge an Büromaterial. Minimalismus ist essentiell, wenn es darum geht, möglichst effizient zu arbeiten. Umso weniger Gegenstände am Arbeitsplatz im Weg rumstehen, umso fokussierter kann man sich an das eigentliche Thema wagen. Natürlich sollte man es nicht übertreiben und kann ruhig Dinge platzieren, die uns fröhlich machen. Sei es ein Foto von unserer Familie, schöne Blumen oder was auch immer Sie glücklich macht – gestalten Sie Ihren Arbeitsplatz so, wie Sie ihn auch zu Hause herrichten würden.


Den Prozess planen


Die eine Aufgabe ist die Durchführung der Tätigkeit. Doch das viel Wichtigere ist die Planung davon. Nur wer die richtigen Prioritäten setzt, kann auch sicher sein, dass die Arbeitszeit sinnvoll verbracht wird. Es bringt wenig, mit maximaler Effizienz das falsche Ziel anzusteuern. Setzen Sie daher die richtigen Prioritäten und seien Sie sich stets bewusst, dass nicht alles was Sie tun Einfluss auf den Unternehmenserfolg und Ihre eigene Karriere hat. Über die Zeit häufen sich viele Tätigkeiten an, welche man nicht mehr los bekommt. Nutzen Sie die Gelegenheit um sich selbst zu fragen, ob das wirklich das Richtige ist, was Sie jeden Tag machen. Sind die Tätigkeiten, welche die meiste Zeit einnehmen auch diejenigen, die Sie ans Ziel bringen? Durch Fokus und Konzentration lässt sich viel erreichen.


Multitasking hingegen ist der Feind der effizienten Arbeit. Selbst wenn man noch so überzeugt davon ist, mehrere Tätigkeiten gleichzeitig zu machen, ist dies nicht der Fall. Studien haben gezeigt, wie negativ sich Multitasking auf die Ergebnisse unserer Arbeit auswirkt. Plant man hingegen seine Tätigkeiten sinnvoll hintereinander und vermeidet es, sich dazwischen ablenken zu lassen, wird man bessere Ergebnisse in kürzer Zeit erzielen.


Wichtig ist auch die psychische Komponente. Planen Sie den Tag so, dass Sie bis zum Mittagessen schon etwas erreicht haben. Es ist ein gutes Gefühl, den restlichen Tag zu verbringen, wenn man bereits stolz auf die Leistungen des Morgens sein kann.



Nutzen Sie Produktivitäts-Tools


Viele innovative Technologien helfen uns, effizienter zu Arbeiten. Abhängig von Ihren Bedürfnissen finden Sie sicher schnell Unterstützung von Apps, welche durch Automatismen und hilfreiche Funktionen bei der Effizienzsteigerung helfen können. Wenn Sie Probleme haben, sich auf die wichtigen Themen zu konzentrieren und ständig durch Emails abgelenkt werden, ist Offtime einen näheren Blick wert. Auch Freedom und Self Control sind Lösungen, welche den ständigen Störungen Abhilfe verschaffen. Der Computer ist ein tolles Instrument im Arbeitsleben – aber Sie müssen diesen auch richtig einsetzen.


Wenn Sie die Effektivität Ihres Teams steigen wollen, sind Trello und Slack dafür geeignete Projektmanagement-Tools. Auch Evernote und Wunderlist helfen dabei, sein Team zu organisieren.


Im Bereich Kommunikation ist es Beamium, welches Online-Meetings und das Teilen von Dokumenten mit Kunden effektiver macht. Smarte Analytics helfen dabei, sich auf die wichtigsten Kunden zu fokussieren und seine Zeit effizient einzusetzen. Das Thema Leadgenerierung ist besonders geeignet, Effizienz zu steigern. Nehmen Sie nur mal an, Sie fokussieren sich von Anfang an auf die diejenigen Kunden, die am interessiertesten sind. Ist jemand nur geneigt Ihre Zeit zu stehlen, kommt er gar nicht auf Ihre Kontaktliste. Mit Beamium ist da möglich und Sie können so effizienter zum Abschluss kommen.  


Genug Störungen, jetzt ist es an der Zeit, effizienter zu arbeiten!


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Autor: Hannah Hanahw2