Zeitmanagement – Schneller, effektiver und erfolgreicher

So machen Sie das Beste aus Ihrem Tag

von Clara in April

“You can fool everyone else, but you can't fool your own mind.” ― David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, 2002


Egal ob Sie sich für ein Meeting vorbereiten, ein Strategie-Konzept entwerfen oder eine Präsentation gestalten: das wichtigste Merkmal für ein effizientes und effektives Arbeiten ist gutes Zeitmanagement. Durch Emails, Telefonanrufe, Konversationen mit Kollegen und soziale Medien ist man oft so abgelenkt, dass der Tag verfliegt, ohne dass man auch nur einen Punkt von seiner To-Do-Liste abhaken kann. Gutes Zeitmanagement hilft dabei, sich auf die wichtigen Punkte zu fokussieren und dafür die meiste Zeit aufzuwenden. Eine Vielzahl an Methoden und Tools kann helfen, mehr Ordnung in das tägliche Prioritäts-Chaos zu bringen.


Planen und priorisieren

Schritt eins, um das Leben effizienter zu gestalten, ist der richtige Start in den Morgen. Ein gute Plan kann helfen, einen Überblick über die anstehenden Aktivitäten zu bekommen. Wenn man es noch schafft, diese visuell sinnvoll zu veranschaulichen, ist der erste Schritt getan, um die richtige Priorisierung vornehmen zu können. Nichts hilft mehr erfolgreicher zu sein, als Prioritäten zu setzen. Sie können nicht überall alles perfekt machen. Es liegt viel mehr an Ihnen, zu wählen, welche Tätigkeiten am wichtigsten sind und nicht warten können. Verplanen Sie dabei nicht Ihren ganzen Tag. 20% des Tages sollten frei gelassen werden, als Puffer und für unvorhersehbare Aufgaben.


Störungen vermeiden

Das Internet ist ein wichtiges Instrument unseres Arbeitsalltags, keine Frage. Aber es beinhaltet auch viele Probleme: Facebook, Twitter, Nachrichten, Emails.. Egal ob beruflich oder privat – das Internet schafft es, uns abzulenken. Wenn wir es nicht alleine schaffen, diesen Verführungen des Internets zu wiederstehen, helfen dabei Apps wie Freedom oder SelfControl um uns vor Augen zu führen, womit wir unsere Zeit verschwenden. Man kann damit auch spezifische Seiten blockieren, oder für einen bestimmten Zeitraum zumindest verbieten, um sich auf das Wesentliche zu fokussieren.


Kleine Dinge zuerst

Warten wichtige Telefonate, Emails und Meetings auf Sie? Und was ist mit den vielen großen Aufgaben, die Sie diese noch bewältigen sollten? Wo fängt man nur an? Hat man sich eine Prioritätsliste geschrieben, ist es an der Zeit, zunächst die kleinen, wichtigen Aufgaben zu erledigen. Niemand schafft es sonst, sich auf die großen Themen zu fokussieren, wenn noch so viele kleine Aufgaben warten. Um Frustration zu vermeiden und positiv in die Woche zu starten hilft es daher, mit den Tätigkeiten zu beginnen die Sie zeitnah erledigen können. Neben den psychologischen Effekt führt dies auch dazu, dass Sie anschließend fokussierter an die großen Themen herangehen können. Bei diesen Themen ist es wichtig, sich nicht ablenken zu lassen. Stellen Sie die Benachrichtigungen ab und schließen Sie Ihr Email-Postfach. Jetzt ist es an der Zeit, sich zu fokussieren. Um sowohl kleine als auch große Tätigkeiten möglichst effizient zu gestalten, gibt es mittlerweile zahlreiche Produktivitäts-Tools die helfen können. Reply Later ist ein solches, welches Sie unterstützt, Emails zu einem zukünftigen Zeitpunkt zu verschicken – sehr hilfreich in vielen Fällen. So kann man anstehende Emails gleich erledigen und vergisst nicht, diese vor der Deadline abzusenden.  


Aufgaben und Termine aufschreiben

Es klingt fast schon lächerlich, aber hilft enorm, sich seine Termine aufzuschreiben. Ein guter Terminplan wirkt Wunder und hilft dabei, seine Zeit effizient zu managen. Ohne diesen ist es fast nicht möglich, das Maximum aus seinem Tag zu machen. Es minimiert den Stresslevel außerdem enorm, wenn man genau weiß, wie der restliche Tag aussieht. Mit digitalen Planern stellt man sicher, diesen auch immer dabei zu haben. Von verschiedenen Geräten sind moderne Terminkalender heutzutage abrufbar, sodass man natürlich nicht immer den Laptop mitnehmen muss. Pop-ups erinnern uns dabei an die wichtigen Termine, sodass wir nicht selbst Zeit damit verbringen müssen, diese aktiv zu betrachten. Von Outlook bis iCal, von Wunderlist bis Evernote – probieren Sie aus, womit Sie am besten klarkommen.


Meetings reduzieren

Ob tägliches Update oder Quartalsmeeting – oftmals werden Meeting nur abgehalten, weil diese im Terminkalender stehen. Natürlich ist es wichtig, sich regelmäßig im Team auszutauschen. Leider ist es doch in der Praxis übermäßig so, dass die Mehrheit der Meetings unnötig stattfindet und unverhältnismäßig lange dauert. Versuchen Sie daher, die Anzahl der Meetings und deren Länge auf ein Minimum zu reduzieren. Wie viele der Meetings machen wirklich Sinn und welche können Sie getrost weglassen? Versuchen Sie es und schnell werden Sie bemerken, wie viel Zeit Sie in der Vergangenheit mit unnötigem Rumsitzen verschwendet haben.


Ziele setzen

Wenn Sie nicht wissen, was Sie genau erreichen wollen, ist es schwer, darauf hin zu arbeiten. Effizient kann man nur dann sein, wenn man sich vor Augen hält, wo die Reise hingeht. Kennen Sie die typische Aussage „Alles was ich mache ist wichtig“? Selbstverständlich mag einem das manchmal so vorkommen. Wenn man aber selbst Zeit damit verbringt, sich seiner Ziele – beruflich wie privat – klar zu werden, ist es oft so, dass eine Vielzahl der täglichen Aufgaben eigentlich nicht hilfreich ist, diese Ziele zu erreichen. Werden Sie sich klar darüber, wie Sie Ihre Ziele erreichen können und planen Sie die Aufgaben dementsprechend.


Seinen eigenen Rythmus finden

Jeder hat einen eigenen, natürlichen Rythmus. Der Eine beginnt früh morgens, der Andere kommt erst gegen Mittag so richtig in Schuss. Seinen eigenen Rhythmus kennenzulernen und zu verstehen, wann man die besten Leistungen erbringen kann, ist wichtig, um erfolgreich zu sein. Wann sind Sie am kreativsten? Wann ist Ihr tägliches Tief? Lernen Sie Ihren eigenen Körper kennen und optimieren Sie den alltäglichen Arbeitsablauf. Mit nur ein paar Anpassungen kann es Ihnen so gelingen, produktiver und energiegeladener durch den Tag zu kommen.


Image Source: ©iStockphoto.com/maselkoo99


Autor: Clara Clara2