Präsentationen erfolgreich strukturieren

So strukturiert man Präsentationen – Was Einleitung, Hauptteil und Schluss beinhalten sollten

von Hannah in March

Egal ob 5 Folien oder 50 – jede Präsentation benötigt eine klare Struktur, um das Publikum bei Laune zu halten und alle Informationen in geeigneter Reihenfolge zu übermitteln. Von der Einleitung bis zum Schluss, was wirklich Zählt ist der rote Faden, der sich durch die Präsentation zieht und der Spannungsbogen, mit dem das Interesse des Publikums gehalten werden soll. Die Strukturierung der Präsentation teilt die Folien daher nicht nur in Kategorien, sondern führt den Betrachter durch das Thema. Auch die visuellen Elemente sollten daher passend abgestimmt werden und die PowerPoint Präsentation durchdacht sein. Nur wenn das der Fall ist, wird sich das Publikum im Nachgang daran erinnern und die Präsentation beim  eigenständigen Durchblättern verstehen.  Aller Anfang ist schwer, und so ist es auch bei der Einführung in die Präsentation…


Der Beginn

Es gibt bekanntlich zwei Arten eine Präsentation zu beginnen. Die eine Art impliziert, dass der Speaker die Gruppe mit ähnlichen Interesse kennt und im Teilnehmerfeld ein nahezu gleicher Wissensstand vorherrscht. In dieser Situation ist es möglich, an dem vorhandenen Wissen anzusetzen und gemeinsam eine Wissensreise auf Expertenebene zu beginnen. Der Vorteile dabei ist, dass man nicht lange damit verbringt, die Grundkenntnisse der Thematik zu erklären und sofort in die interessanten Ebenen vordringen kann. In der Situation, in der das Publikum weniger vom Thema versteht, ist es notwendig, zunächst mit den Grundkenntnisse zu beginnen und dann kurz in die Details zu gehen. Man kann sich in beiden Situationen dazu entscheiden, entweder fachlich an das Thema heranzugehen, oder einen proaktiveren Ansatz wählen und mit einer emotionalen Meinung, welche Start in eine Richtung ausschlägt, beginnen. Damit ist sichergestellt, dass man sofort die volle Aufmerksamkeit des Publikums hat.


Unabhängig von der favorisierten Variante ist es die PowerPoint Präsentation, welche als hilfreiches Tool den Einstieg erleichtert. Schon die Titelfolie hilft dabei, das zentrale Thema zu kommunizieren. Mit Fakten, Grafiken, Bildern und Videos können die kommenden Folien dann verstärken, was man mit seiner Stimmt erwähnt. Die Präsentation sollte dabei mit dem Vortragenden harmonieren und diesen erleichtern, seinen Vortrag zu halten. Es ist keine Alternative zu dem Referenten, was auch an der Gestaltung der Folien erkennbar sein sollte.


Ein Thema, welches in der Einführung besonders wichtig ist, wird gerne vergessen: sich selbst vorzustellen! Der Großteil des Publikums kennt Sie wahrscheinlich nicht und möchte mehr wissen, über die Person welche das Themengebiet erläutert. Das ist Ihre Chance, von Anfang an persönlich rüberzukommen und einen Draht zum Publikum aufzubauen.


Der Hauptteil

Jetzt ist es an der Zeit, die Botschaft zum Publikum zu bringen. Der Hauptteil fokussiert sich um das Themengebiet der Präsentation und hebt die wichtigsten Elemente heraus. Obwohl hier Punkt für Punkt aufbereitet wird, ist es wichtig auch mal Pausen einzulegen um dem Publikum ein Durchatmen zu ermöglichen. Im Hauptteil können Sie Ihrem individuellen Konzept folgen und Schritt für Schritt durch die Folien leiten. Der Spannungsbogen sollte hierbei sowohl nach oben als auch nach unten hin Höhepunkte erleben.



Wichtig ist, den Hauptteil ebenfalls gut durchstrukturiert zu präsentieren. Ohne Folien kann es passieren, dass dem Referenten oder den Zusehern der rote Faden verloren geht. Mit Folien muss darauf geachtet werden, Themenpunt für Themenpunkt durchzunehmen, ohne dabei bereits dem Ende hervorzugreifen. Jede Botschaft sollte dabei eine eigene Folie haben, welche um diese aufgebaut wird. “There´s no reason to crowd several ideas onto one slide. Slides are free. Make as many as you need to give each idea its own moment.” (Duarte, 2012). Man sollte sich davor hüten, zu viele Folien in zu schnellem Tempo hintereinander zu präsentieren. So überfordert man das Publikum gegebenenfalls und verliert den Fokus auf die wichtigsten Punkte. Verwirrung ist das Schlimmste, was im Hauptteil passieren kann. Im Durchschnitt sollte man pro Folie ca. drei bis fünf Minuten sprechen, um die visuellen Elemente wirklich erklären zu können. Nicht vergessen: die PowerPoint Präsentation soll Ihren Vortrag unterstützen, nicht von ersetzen!


Der Schluss

Das Ende einer Präsentation ist sehr wichtig. Es runde die strukturierte Aufbauarbeit nicht nur ab, sondern ist die letzte Interaktionsmöglichkeit mit dem Publikum. Natürlich sollen die wichtigsten Erkenntnisse des Vortrags in diesem Teil nochmals zusammengefasst werden. Gleichzeitig ist es nun an der Zeit, Ihre persönliche Meinung sowie Ihre Schlussfolgerung darzustellen. Wieder spielt hierbei die PowerPoint-Präsentation eine elementare Rolle, um die Schlusspunkte visuell aufzubereiten. Es sind dies wenigen Worte und Bilder, welche dem Publikum den (hoffentlich) bleibenden Eindruck vermitteln. Nochmals kurz auf die Einleitung zurückzublicken ist dabei ebenso effektiv, wie Ausblicke in die Zukunft zu geben.


Schließlich ist es an der Zeit, mit dem Publikum gemeinsam die Präsentation ausklingen zu lassen. Ein interaktiver Kontakt zu den Zuhörern ist dabei wichtig. Mit Beamium kann dieser nicht nur hergestellt werden, sondern die PowerPoint Folien können darüber hinaus noch auf äußerst effektive Weise mit dem Publikum geteilt werden. So kann die gut strukturierte Präsentation auch im Nachgang nochmals wiederholt werden, sollte es im Rahmen des Vortrages noch zu Fragen beim Publikum gekommen sein oder ein paar Folien zu schnell präsentiert worden sein. Das Teilen der Präsentation ist dabei ein essentieller Teil des Vortrages, dem man nicht vernachlässigen sollte. Das Publikum kann nur so später nochmals einen Blick auf die Folien werfen und gegebenenfalls Kontakt mit dem Vortragenden aufnehmen.


Source: HBR Guide to Persuasive Presentations, Nancy Duarte, 2012



Autor: Hannah Hanahw2