Dokumente in Telefonkonferenzen effizienter teilen und präsentieren

So stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer Ihrer Telefonkonferenz die richtige Stelle im Dokument betrachtet

von Michael in September


Telefonkonferenzen sind ein elementarer Bestandteil unseres Geschäftslebens. Ob man schnell ein Dokument bespricht, ein Kundentelefonat hat oder das neue Design in einer Präsentation vorgestellt bekommt – täglich verbringen wir Zeit am Telefon. Es ist eine effektive und effiziente Art, schnell mit Personen an anderen Standorten Kontakt aufzunehmen. Ohne dass Reisekosten anfallen. Ohne dass die Umwelt belastet wird. Im Gegensatz zu Gesprächen vor Ort, können bei Telefon-Meetings aber ganz andere Probleme auftreten. Ob Probleme bei der Audio-Übertragung oder fehlende Admin-Rechte zum Einsatz von Screen-Sharing-Diensten, nicht immer ist es einfach, Telefonkonferenzen durchzuführen. Dabei gibt es doch bloß zwei wichtige Kriterien: die funktionierende Audio-Leitung und die Unterstützung mit visuellen Effekten. Im 21. Jahrhundert sollte dies kein Problem mehr sein.


Unstrukturierte Telefonkonferenzen kosten wichtige Deals


Ein leider allzu häufiges Szenario sieht jedoch wie folgt aus: man legt den Hörer auf, atmet tief ein und sieht mit gemischten Gefühlen auf den Boden. Frustration und Enttäuschung kommen auf. Gerade hat man mit dem so vielversprechenden Interessenten gesprochen, aber leider hat es nicht geklappt. Der Deal ist verloren. Was ging schief? Das übliche Kommunikationsproblem. Sie haben sich vorab vorbereitet, dem Kunden genau beschrieben, wie die Screen-Sharing Lösung mit der Sie arbeiten wollen funktioniert. Aber schließlich wurde die Technik zum Alptraum. Der Kunde öffnete das die Email zwei Minuten vor dem Call, konnte das Service aber nicht installieren. Ob es die fehlenden Admin-Rechte waren, welche seine IT-Abteilung erst freigeben muss, oder was sonst schief ging, ist nicht bekannt. Per Telefon wollen Sie dann retten was zu retten ist und haben zumindest eine Audio-Leitung hergestellt. Per Email schnell noch die Folien verschickt. Doch bis es losging, war einerseits schon die halbe Meetingzeit vergangen. Andererseits hatte der Kunde nun wirklich keine Lust mehr, etwas über Ihr Unternehmen zu erfahren. Es sollte nicht so schwer sein, Dokumente und Folien online zu präsentieren.


Ob Sales Call oder Update-Meeting mit Kollegen, es ist wichtig, sich auf alle Eventualitäten vorzubereiten. Neben dem technischen System ist es wichtig, eine Agenda-Folie mit ein paar Stichworten vorab mit den Konferenzteilnehmern zu teilen. Nur so ist sichergestellt, dass man flüssig durch das Gespräch kommt und jedem klar ist, zu welchem Themenpunkt man sich gerade unterhält. Visuelle Unterstützung des gesprochenen Wortes ist sehr wichtig dabei. Doch was die Technik anbelangt, welche für die Übertragung der visuellen Elemente zuständig ist, sollten Sie lieber auf Nummer Sicher gehen.


Nützen Sie die Technologie zu Ihrem Vorteil: Präsentationen online synchronisieren


Sie müssen doch nur eine einfache Präsentation mit ein paar Folien vorführen. Die Audio-Leitung ist überhaupt kein Problem, jeder hat doch schließlich sein Smartphone. Ob Report, Sales-Pitch oder Demo-Präsentation mit Screenshots des Produktes, mit Beamium können Dokumente von Browser zu Browser online präsentiert werden. Der Live-Sync stellt sicher, dass die Teilnehmer dabei immer auf derselben Seite sind. Ganz ohne Installationen funktioniert die Web-basierte Lösung dabei fehlerfrei. So können Sie die Technologie zu Ihrem Vorteil einsetzen und ganz einfach und entspannt in Ihr Meeting gehen. Das grenzt Sie von den vielen anderen Anbietern, welche ebenfalls mit technischen Problemen in das Meeting starten, ab und hilft dabei, erfolgreich zu sein.


Laden Sie das zu präsentierende Dokument einfach unter www.beamium.com hoch und schon können Sie den Teilnehmern ermöglichen, live von deren eigenen Endgerät darauf zuzugreifen. Nach dem Vortrag ist es möglich, frei durch das Handout zu navigieren. Smarte Analytics helfen Ihnen dabei, das Verhalten der Präsentationsbetrachter zu analysieren und auszuwerten. So findet man heraus, welche Folie besonders interessant für das den potentiellen Kunden ist und wo er sich am längsten aufhält. Ein automatisches Lead-Scoring hilft zusätzlich, seine Top Kunden immer im Auge zu behalten.


In diesem Sinne, sollten Sie die Technologie zu Ihrem Vorteil nutzen. Es darf nicht an den technischen Gegebenheiten scheitern, erfolgreich Produkte zu verkaufen. Mit Beamium eliminieren Sie technisches Versagen. Der Rest liegt an Ihnen und Ihren Fähigkeiten, den Kunden zu begeistern!


Image Source: ©unsplash.com/@Helloquence




Autor: Michael Michael