Wie man seine Dokumente vor Veränderungen schützt

So stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument nicht von anderen weiterverwendet wird

von Clara in October

Neue Technologien ermöglichen uns seine effektivere Zusammenarbeit über längere Distanzen. Mittels Web-Lösungen kann so problemlos remote in Teams gearbeitet werden. Ob Dropbox, Google Drive oder andere Lösungen – noch nie war es so einfach, per Cloud unabhängig vom Standort Dokumente auszutauschen.


 


Formatierungsprobleme


Obwohl Dokumente so einfach anderen zur Verfügung gestellt werden können, heißt das nicht, dass diese auch geöffnet werden können. Verschiedene Software-Lösungen führen oft dazu, dass Mac-User und Windows-Anwender Probleme haben, die Dateien zu öffnen. Selbst bei unterschiedlichen Office-Varianten kann es zu Formatierungsproblemen oder Darstellungsfehlern kommen. Das ist vor allem nervig, wenn das eigene Dokument von einem Kollegen geöffnet wird und man anschließend seine „Layout-Probleme“ korrigieren muss, da diese im Dokument gespeichert wurden. Nicht nur aus diesen Gründen ist es manchmal notwendig, die eigene Präsentation oder das eigene Dokument vor Veränderungen zu schützen.



 


So schützt man Dateien vor Veränderungen


Ob Layout-Änderungen oder inhaltliche Änderungen – oft wollen Sie einfach nicht, dass Ihr Dokument weiterverwendet wird. Es soll zwar geteilt werden, die Betrachter sollen dieses aber weder ändern können, noch sollen Sie es beliebig weiterverwenden können. Hilfreich ist es dazu, das eigene Dokument als PDF zu speichern. Dadurch ist sichergestellt, dass es von jedem Rechner aus problemlos geöffnet werden kann und dass keiner Änderungen vornimmt. Wenn Sie dann noch Ihren Namen in der Fußzeile einfügen, wird dieses in der Regel auch nicht weiterverwendet werden.


 


Wenn Sie jedoch nicht mal das Dokument mit anderen Teilen wollen, also auch die PDF-Datei eigentlich zur Verfügung gestellt werden soll, hilft Beamium. Damit können Dokumente online abrufbar gemacht werden. Formatierungs-Probleme gehören der Vergangenheit an und jeder eingeladene Nutzer kann die Datei von seinem Smartphone, Notebook und Tablet aus öffnen. Dazu reicht ein einfacher Web-Browser. Dokumente können so online verfügbar gemacht und bei Bedarf live präsentiert werden. Sie wählen aus, ob die PDF-Dokumente heruntergeladen werden können oder nicht. Daher lässt Beamium Ihnen die Wahl, ob das Dokument rein online betrachtet werden oder auch lokal gespeichert werden kann. Ob PowerPoint Folien oder Text-Dateien – mit Beamium können Sie diese innovative und einfach online teilen.  


Image source: © unsplash.com/@nickkarvounis



Autor: Clara Clara2