So teilt und präsentiert man Word Dokumente online

Beamium ermöglicht Word-Broadcasts um Dokumente online zu teilen

von Caro in September

Word ist sicherlich das bekannteste Instrument, um Dokumente, Reports, Artikel und Notizen zu erstellen. Obwohl es das Tool super einfach macht Inhalte zu produzieren, ist das Teilen und Präsentieren dieser Dokumente über Distanz weniger einfach. In einer digitalen, globalen Welt ist es oftmals notwendig, Word-Dokumente online verfügbar zu machen oder mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern in Echtzeit über Distanz zu besprechen. Beamium ermöglicht es, Word-Dokumente von Browser zu Browser online zu teilen und zu präsentieren – ohne Installationen, ohne Downloads. Dazu braucht man nichts weiteres als sein Notebook und eine gewöhnliche Internetverbindung. Sowohl für Sie, als auch für Ihrer Zuseher bzw. Empfänger des Dokuments. Eigentlich braucht man nicht mal ein Notebook dazu, da Beamium auch hervorragend auf dem Tablet und dem Smartphone funktioniert. So können Sie ihre Dokumente mit Beamium online teilen oder präsentieren:


1. Erstellen Sie Ihr Word-Dokument wie immer

Bevor Dokumente mit Beamium geteilt werden können, müssen diese natürlich zunächst erstellt werden. Dabei können Sie wie bisher Word verwenden und müssen keine weiteren Besonderheiten beachten. Erstellen Sie wie gewohnt den Inhalt und speichern Sie diesen ab. Layout, Länge, Schriftart können Sie dabei beliebig wählen. Ihr Online-Dokument wir anschließend genauso gut wie das Original aussehen.



2. Speichern Sie das Dokument im PDF-Format

Exportieren Sie anschließend das Dokument als PDF-Dokument. Obwohl Word-Dokument auch direkt mittels Beamium geteilt werden können, vermeiden Sie so Layout-Veränderungen auf anderen Geräten, welche besondere Schriftarten, Layouts oder Unternehmen-Designs vielleicht nicht installiert haben. Wenn Sie Ihr Dokument als PDF hochladen wird sichergestellt, dass diese überall gleich aussieht. Zusätzlich wird dadurch die Dateigröße minimiert wodurch dieses noch schneller auf Beamium hochgeladen werden kann.


3. Laden Sie Ihr Dokument auf Beamium hoch

Das Dokument auf www.beamium.com hochzuladen funktioniert so einfach, wie nur vorstellbar. Ziehen Sie es mit nur einem Klick auf die Website oder laden Sie es mittels Klick auf den Upload-Button hoch. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus und schon wird Ihre Datei zu einem Online-Dokument umgewandelt. Ganz ohne Installationen und natürlich ohne Probleme. Sollten Sie später Änderungen im Originaldokument machen, können Sie das hochgeladene Dokument mit nur einem Klick updaten, damit auch online die aktuellste Version verfügbar ist.


4. Teilen Sie die Zugangs-ID mit den Empfängern

Beamium ermöglicht es, Dokument online zu teilen oder diese online zu präsentieren. Nach dem Upload bekommen Sie dazu einen Zugangslink sowie eine 8-stellige Zugangs-ID. Dadurch ist sichergestellt, dass nur diejenigen Personen, denen Sie den Zugang ermöglichen wollen, das Dokument sehen werden. Je nach Anwendungsfall können Sie diesen Link beispielsweise per Email an die Empfänger verschicken oder den 8-stelligen Code verbal kommunizieren. Entsprechend Ihrer Auswahl können die Teilnehmer damit entweder frei durch das Dokument navigieren oder – im Fall einer Live-Präsentation – von Folie zu Folie den Vortrag online verfolgen. Ideal, um Dokumente online vorzuführen und zu besprechen. So einfach ist es auch schon, Dokumente mit Beamium online zu teilen. Weitere Features wie ein Laser Pointer um Details hervorzuheben und Analytics um die Effektivität einzelner Seiten zu analysieren machen Ihr Dokument sogar noch effektiver.


5. Ermöglichen Sie optional den Download des Dokuments

Sie entscheiden, ob die Betrachter des Online-Dokuments dieses nur im Web ansehen können, oder ob es auch als PDF-Datei heruntergeladen werden kann. In dem Fall ist es sogar möglich, vor dem Download nach der Email-Adresse der Person zu fragen um Leads zu generieren. So können Sie neue Kontakte, beispielsweise bei weitergeleiteten Dokumente, generieren und gleichzeitig kontrollieren, wer Ihr Dokument herunterlädt. In Ihrem Report erhalten Sie eine Übersicht darüber und gleichzeitig intelligente Analysen, welche Seiten besonders oft angesehen wurden und wie lange Ihr Dokument im Durchschnitt betrachtet wird.


Beamium ermöglicht es, Dokument einfach online zu präsentieren oder zu teilen. Egal ob die Teilnehmer im gleichen Raum sitzen oder am anderen Ende der Welt. Durch den Zugangscode wird sichergestellt, dass nur die eingeladenen Personen Zugriff auf das Dokument haben. Zusätzlich ermöglicht es Beamium ebenfalls, Dokument auf der eigenen Website mittels iframe einzubetten. Sie werden keine Alternative finden, Dokument so einfach und so effektiv in Echtzeit online zu teilen. Probieren Sie es selbst!


Image Source: ©iStockphoto.com/


Autor: Caro Caro