Online Meetings effizient gestalten

Mit Beamium mehr Produktivität in Online Meetings bringen

von Michael in May

Meetings sind ein wichtiger Bestandteil unseres Arbeitslebens – ob wir damit begeistert sind oder nicht. Um Teams erfolgreich zu leiten ist es wichtig, in den Meetings jedem eine Stimme zu geben und diese effizient durchzuführen. Allerdings werden Meetings in der Praxis oftmals nicht ganz so eingesetzt, wie es sinnvoll wäre. Niemand ist pünktlich, nach 10 Minuten wird mehr über den Café als über das Thema gesprochen und am Ende ist man nicht schlauer als vorher. So sollte es natürlich nicht ablaufen.


Doch zu oft passiert dies, wenn sich niemand richtig zuständig fühlt, das Meeting zu leiten. Bei wöchentlichen Meetings mag das anfangs nicht schlimm klingen, kommt es regelmäßig vor, wird hier aber enormes Potential vergeudet und wichtige Arbeitszeit verschwendet. Neuerdings ist es aufgrund globaler Teams dazu gekommen, dass Meetings online stattfinden. Dies hat zunächst viele Vorteile. Man erspart sich die Anreise, benötigt keine Meeting-Räumlichkeiten und auch die Umwelt dankt mangels Transportabgasen. Aber auch hier muss man sich die Frage stellen: sind die Meetings effizient? Oder lesen die Teilnehmer nebenbei Emails und warten nur darauf, dass die Stunde endlich vorbei ist?


Meetings richtig vorbereiten


Wenn Meetings anstehen, sollte man die folgenden Regeln beachten. Das Thema sollte alle Meeting-Teilnehmer betreffen. Nur so ist es sinnvoll, im großen Kreis Besprechungen durchzuführen. Wichtig ist dabei, das Thema im Voraus anzukündigen. Zu oft werden Meetings benützt, um schnell mal andere Themen zu besprechen – zu Lasten des eigentlichen Programmpunktes.


Am besten erstellt man eine Präsentation für das Meeting. So wird sichergestellt, dass die Zeiteinteilung eingehalten wird. Es hilft keinen, wenn nur einer von vier Punkten besprochen wird. Natürlich hat immer irgendjemand einen harten Anschlag, sodass es kaum möglich ist, zu überziehen. Umso wichtiger ist es daher, effizient und entsprechend der Planung von Punkt zu Punkt zu gehen. Unnötige Wortmeldungen sollten dabei höflich unterbrochen werden. Meetings sind kein Platz für Small-Talk (abgesehen, von den ersten 5 Minuten).  


Die Vorbereitung der Agenda ist dabei essentiell. Der Moderator des Meetings ist dafür verantwortlich, dass diese jedem Teilnehmer im Vorhinein kommuniziert wird. Ebenso ist es seine Aufgabe, zur Pünktlichkeit aufzufordern und technische Systeme vorab zu prüfen.


Effizienz während dem Meeting


Es ist wichtig, dass Meetings ein klares Ziel haben. Darauf soll von allen Teilnehmer hingearbeitet werden. Driftet man ab, soll der Moderator aufmerksam machen, was das eigentliche Thema der Besprechung ist. Im besten Fall werden alle geplanten Ziele erreicht. Eine Person sollte dabei Notizen machen und anschließend an alle Teilnehmer verschicken. Wie auch bei Präsentationen, sind Meetings besser je strukturierter diese sind. Angefangen von der Einleitung, über den Hauptteil bis hin zum Schluss mit der Zusammenfassung der wichtigsten Punkte sollte daher auch ein Spannungsbogen entstehen. Hitzige Diskussionen sind wichtig, dürfen dabei aber nicht ausarten.


Online Meetings mit Beamium durchführen


Beamium ist das perfekte Tool für effiziente Online-Meeting. Es kann Unternehmen dabei helfen, Zeit zu sparen und die Qualität des Meetings erhöhen. Meistens ist in Unternehmen bereits eine Audio-Lösung vorhanden. Auch bei Meetings mit externen Partnern wird einfach ein Telefon-Raum aufgemacht. Beamium kümmert sich um die Übertragung der Folien. Wie erwähnt, sind diese essentiell um den Teilnehmern zu ermöglichen, das Meeting ohne Probleme zu verfolgen. Mit interaktiven Features und tollen Extras macht Beamium Ihre Meetings effektiv und produktiv. Auch Mitarbeiter von unterwegs können den Online-Präsentationen mit Beamium ganz einfach und ohne Installation vom eigenen Notebook, Tablet oder Smartphone aus folgen. Ob national oder international, ob internes Meeting oder externes Webinar – Beamium hilft dabei, Meetings effizienter durchzuführen.




Autor: Michael Michael