Verträge optimal am Telefon besprechen

So besprechen Sie Verträge und Dokumente besser über Distanz

von Hannah in September

Donnerstagmorgen, 10 Minuten vor einem wichtigen Telefongesräch. Das Wichtigste dieser Woche. Ein Gespräch mit einem Geschäftspartner, einem Kollegen und den Anwälten beider Seiten. Darin findet die finale Diskussion anlässlich eines Vertrags-Entwurfes für eine strategische Partnerschaft statt. Das gemeinsame Joint Venture muss dabei natürlich juristisch abgesichert werden, sodass es zu keinen späteren Diskussionen kommt. 5 Minuten vor dem Call fällt Ihnen auf einmal ein Fehler auf Folie 3 auf, den Sie unbedingt noch ändern wollen. Aber Ihr Entwurf wurde bereits gestern übermittelt. Keine Chance also, das noch in letzter Minute zu ändern. 


Warum man eine Agenda erstellen sollte


Vor dem Meeting muss natürlich jeder darüber informiert werden, was genau besprochen werden soll. Der erfolgreichste Weg, Meetings über das Telefon durchzuführen, ist eine gut strukturierte Agenda. Spätestens einen Tag vor dem Call sollte daher eine Agenda an alle Teilnehmer verschickt werden. In dieser sollten die Eckpunkte skizzierte und eine ungefähre Timeline vorgeschlagen werden. Während es kein Problem ist, die Agenda im Voraus zu teilen, hat es diverse Nachteile, den Vertrag selbst vorab zu verschicken. Zunächst werden einige der Teilnehmer dann schon vor dem Meeting durch den Vertrag scrollen. Ohne Erklärung kann es dabei schnell zu Missverständnissen kommen. So entsteht schon ein schlechtes Gefühl vorab, welches vermieden werden könnte. Zweitens, gibt es immer jemanden im Gespräch, der sich nicht darauf vorbereitet hat, weshalb man den Vertrag ohnehin nochmal vorstellen muss. Daher sollten die Verträge am Anfang des Meetings verschickt und am besten Seite für Seite live übertragen werden.


So stellt man sicher, dass jeder auf derselben Seite ist


Zumeist werden Verträge bei Telefonkonferenzen mittels Email versendet. Seltener wird Screen-Sharing benützt, da in diesem Fall der ganze Bildschirm übertragen wird, was oft nicht so vorteilhaft ist. Aufgrund von Installationen und notwendigen Admin-Rechten sowie Verbindungsproblemen ist es meist einfacher, das Dokument zu verschicken. Das hat jedoch mehrere Vorteile. Zunächst kann man nicht verhindern, dass jemand vorblättert. Viel schlimmer ist es, dass man nie sicher ist, ob die Personen tatsächlich auf derselben Seite sind. Zu oft kommt es zu Missverständnissen, da die Parteien unterschiedliche Paragraphen betrachten. Gerade bei Verträgen von signifikanter Größenordnung ist das ein Problem. Problematisch ist außerdem, dass es immer einen Zeitverlust beinhaltet, bis jeder Teilnehmer endlich die richtige Stelle gefunden hat. Wenn dann noch ein Teilnehmer unterwegs ist und mit seinem Smartphone teilnimmt, ist die Katastrophe perfekt.


Die Lösung des Problems ist ganz einfach und heißt Beamium. Die Online-Dokument-Plattform ermöglicht es, Dokumente online zu teilen und in Echtzeit, Seite für Seite, zu präsentieren. Dazu muss das Dokument nur auf www.beamium.com hochgeladen werden und schon kann man den 8-stelligen Code oder den Zugangslink zur Präsentation mit den Teilnehmern teilen. Unabhängig davon, ob Sie diesen vorab per Email versenden oder ob Sie den Zugangscode direkt am Telefon kommunizieren, können Sie die Präsentation bis zum Meeting sperren. Dabei sehen die Teilnehmer dann nur die 1. Folie des Vortrages. So wird vermieden, dass es schon vorab zu Missverständnissen kommt. Sobald das Meeting losgeht, bestimmt der Vortragende, also derjenige, der das Dokument hochgeladen hat, in welcher Geschwindigkeit man durch den Vertrag geht. Die Zuseher sind dabei garantiert immer auf derselben Folie. Zusätzlich gibt es einen Laser Pointer, mit dem man Details hervorheben kann. Im Gegensatz zu den traditionellen Screen-Sharing Lösungen braucht man für Beamium nur einen einfachen Internet Browser. Es bedarf also keiner Installation und durch die einfache Übertragung des Dokumentes ist sichergestellt, dass Verbindungsprobleme vermieden werden. Aus diesen Gründen ist die innovative Plattform die optimale Art Verträge mit den Zuhörern einer Telefonkonferenz zu teilen. Im Anschluss an das Meeting kann man es den Teilnehmer ermöglichen, frei durch das Handout zu navigieren. Je nach Einstellung ist es darüber hinaus möglich, das Dokument als PDF herunterzuladen oder den Vertrag nur online zu betrachten. Optimal also, um Verträge effizienter zu besprechen.


Die Ergebnisse zusammenfassen und verschicken


Am Ende des Meetings ist es ratsam, die Erkenntnisse des Gesprächs nochmal kurz zusammenzufassen. So ist sichergestellt, dass jeder die gleichen Aufschlüsse über die Diskussionen des Meetings hat. Ein Teilnehmer sollte im besten Fall kurz schriftlich zusammenfassen, was im Meeting besprochen wurde und diese Notizen allen Teilnehmern zusenden. Auch hier empfiehlt sich der Einsatz von Beamium. Teilt man nämlich das Dokument online über Beamium, vermeidet man zunächst unnötig lange Email-Anhänge. Außerdem ist es möglich, zu überprüfen, wie oft das Dokument wirklich betrachtet wurde. So kann nachvollzogen werden, ob es jeder Empfänger erhalten hat. Eine interaktive Kommentarfunktion ermöglicht es den Betrachtern, bei Fragen direkt über das digitale Handout Kontakt zu dem Ersteller aufzunehmen.


Wie anfangs erwähnt, gibt es immer wieder Situationen, in denen das überarbeitete Dokument upgedatet werden muss. Um nicht unzählige Emails mit Updates zu versenden, empfiehlt sich hierbei ebenfalls der Einsatz von Beamium. Dokumente können bei Beamium nämlich jederzeit upgedatet werden, ohne dass ein neues Online-Dokument erstellt werden muss. Dadurch ist immer der aktuellste Vertrag online verfügbar und alle Teilnehmer sehen ganz bestimmt auf die aktuellste Version des Entwurfs. Effektiv und zeitsparend, damit auch Ihre Telefonkonferenzen entspannter werden.



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Autor: Hannah Hanahw2