Die Vorteile von elektronischem Dokumentenmanagement

Warum Sie elektronische Dokumentenmanagement Tools einsetzen sollten

von Michael in July

Die Zeiten, in denen Praktikanten von Kopiermaschine, zu Fax und Postamt geschickt wurden sind in den meisten Ländern Vergangenheit. Die Praktikanten, welche jetzt noch zu Tätigkeiten wie dem Kaffee machen eingesetzt wird, nimmt von Jahr zu Jahr ab. Aber dies ist nur ein Beispiel, wie die Digitalisierung bürokratische und administrative Tätigkeiten obsolet macht. Die Begründung? Elektronische Dokumentmanagement Systeme, welche uns den Alltag erleichtern. Die digitale Verwaltung von Dokumenten ist in den letzten Jahren rapide einfacher geworden bei vielen Unternehmen. Dabei sind es nicht nur die großen Unternehmen, welche von neuen Technologien profitieren, sondern auch junge Startups, welche die Vorteile elektronischer Dokumentsysteme – wie smarte Analytics, Customer Insights – zu schätzen wissen.


Was ist so besonders, an dem digitalen Verwalten von Dokumenten?


Digitale Lösungen zum sinnvolleren Umgang mit Dokumenten wurden im Rahmen des Cloud-Trends aktuell. Die Vorteile sind je nach Lösung unterschiedlich, aber immer immens. Dateien können weltweit geöffnet werden, es gibt keine Beschränkungen bezüglich der Dateigrößen und für Kunden steht immer das aktuellste Dokument zur Verfügung. Diese Systeme wirken sich positiv auf die Produktivität der Mitarbeiter aus. Wie eine globale Umfrage von IDC zeigt, kann dadurch die Produktivität um bis zu 21.3% gesteigert werden. GoNitro schätzt die Kosten pro Mitarbeiter auf jährlich 20K USD, welche durch nicht vorhandene Systeme der Dokumentenverwaltung entstehen. Geld ist dabei nicht der einzige Aspekt. Intuit hat 750 australische Unternehmen im Jahr 2013 befragt und dabei rausgefunden, dass 77% der Geschäftsleute auch remote Zugang zu den Dokumenten haben wollen.


Moderne Dokumentsysteme schaffen somit Flexibilität. Speziell in Zeiten, wo das Home-Office von vielen Unternehmen gefördert wird, ist diese Flexibilität willkommen. Home-Office ist nicht nur für die Mitarbeiter vorteilhaft, sondern auch für die Umwelt. Durch Dokumentverwaltungssysteme können somit Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit und Umweltfreundlichkeit in einem verbessert werden.


Klingt interessant, wie kann ich es einsetzen?


Um Dokumente sinnvoller zu verwenden, bedarf es einer Kombination verschiedener Lösungen, wobei Sie bestimmt schon einige davon verwenden. Es gibt viele Möglichkeiten, um Dokumente global abrufbar zu machen oder effektiver mit potentiellen Kunden online zu teilen. Bei der Auswahl geeigneter Lösungen ist es wichtig, die für Sie am besten geeignetste Variante zu wählen. Große Anbieter ermöglichen es, Dokumente online in der Cloud zu lagern. Sie kennen bestimmt Anbieter wie Dropbox, Google Drive oder Zoho Docs. Darüber hinaus ist es aber auch wichtig, Sales Lösungen zu verwenden, welche es ermöglichen Dokumente effektiv Kunden zu teilen. Hier kommt Beamium ins Spiel, welches eine effektivere Möglichkeit zum Teilen von Präsentationen und Dokumenten im Lead Prozess darstellt. Mit zielgerichtete Features kann so herausgefunden werden, welche Kunden besonders interessiert sind, welche Dokumente am besten ankommen und welche Folien noch Optimierungsbedarf haben. Wie? Indem Beamium mit smarten Analytics Ihre Dokumente basierend auf dem Verhalten der Betrachter analysiert. Somit lässt sich der Verkaufsprozess in nur kurzer Zeit verkürzen und die Erfolgsrate steigern.


Unternehmen, welche Dokumentenverwaltungssysteme einsetzen sparen Geld, während Sales-Präsentations-Lösungen helfen die Umsätze zu steigern. Im Idealfall werden diese Lösungen aber nicht einzeln angewendet, sondern miteinander kombiniert. Die meisten dieser Lösungen bieten sinnvolle Integrationen an, sodass dies kein Problem darstellt. Der Vorteil von der zentralen Verwaltung in der Cloud liegt auf der Hand. Weitere Vorteile von Sales-Technologien finden Sie hier. Viele Menschen benützen noch immer Papier-Flyer, gedruckter Handouts und Email-Anhänge. Doch in Zeiten, wo Online-Dokumentsysteme unschlagbare Vorteile gegenüber diesen bieten, sollte man den Schritt zur Modernisierung zeitnah wagen, um nicht auf der Strecke zu bleiben. Manchmal sind Produktivitätssteigerungen, Kostensenkungen und höhere Umsätze nur einen Klick entfernt – wagen Sie den Klick!



Image Source: ©iStockphoto.com/Nomadsoul1



Autor: Michael Michael