5 Tipps für Präsentationen bei Telefonkonferenzen

So optimieren Sie Ihre Telefonkonferenz mit strukturierten Präsentationen

von Michael in September

In den letzten Jahren haben Telefon-Meetings physikalische Treffen vor Ort in vielen Bereichen ersetzt. Unternehmen profitieren von der kosten- und zeiteffizienten Lösung. Gerade im 21. Jahrhundert, wo sogar kleine Unternehmen schon international Teams koordinieren müssen, ist dies eine Notwendigkeit. Dank Telefonkonferenzen kann man einfacher mit den Distanzen und Zeitzonen umgehen. Aber was kann bei Telefonkonferenzen alles schiefgehen kann, kennen wir alle.


Gerade bei Präsentationen, welche grundsätzlich jede Telefonkonferenz unterstützen können, gibt es oftmals Probleme. Egal ob man diese vorab per Email verschickt, wo die Teilnehmer dann nicht wissen auf welcher Folie man gerade ist, oder Screen-Sharing, mit den vielen technischen Verbindungsproblemen. Während die Audio-Leitung dank moderner Telefonsysteme, Voice over IP und Smartphones kein Problem mehr ist, sind visuelle Präsentationen oftmals ein Thema. Um Präsentationen bei Telefonkonferenzen einfach einzusetzen und Ihre Meetings effektiver zu gestalten, haben wir hier ein paar Tipps für Sie zusammengefasst.


1. Gestalten Sie die Präsentation einfach, aber spannend


Konzentration ist bei Telefonkonferenzen ein besonders kritisches Thema. Über die Audio-Leitung ist es nicht immer einfach, stundenlang einem Vortrag zu folgen. Damit dies dennoch gelingt, sollte die Struktur der Themenpunkte einfach gestaltet sein. Man sollte sich auf das Wichtigste fokussieren. Der Spannungsbogen ist dabei besonders wichtig. Die Teilnehmer müssen dabei klar mitbekommen, wann wichtige Themen besprochen werden und zu welchem Zeitpunkt man sich etwas zurücklehnen kann.


2. Störungen minimieren


Fragen, Feedback und Kommentare sind bei Telefonkonferenzen zwar erwünscht, können diese aber schnell verwirrend machen. Wenn man nicht weiß, wer gerade spricht ist es schwer, den Kommentaren zu folgen. Besonderes in Teams, welche sich unregelmäßig persönlich treffen. Einfacher ist es, wenn es einen Moderator gibt und die Teilnehmer schriftlich bei diesem anmerken, dass Sie etwas beizutragen haben.


3. Man sollte es nicht übertreiben


Zu lange Telefonkonferenzen sind problematisch. Je länger die Präsentation dauert, desto mehr Leute werden nebenbei Emails lesen, Nachrichten checken oder soziale Medien aufsuchen. Damit es produktiv bleibt, sind kürzere Meetings in regelmäßigeren Abständen sinnvoll.


4. An die Teilnehmer denken


Man sollte sich bei einer Telefonkonferenz, bei der man maßgeblich selbst das Wort hat, in die Lage der Teilnehmer versetzen können. Speziell international ist das ein wichtiger Punkt. Es mag gerade 09:00 Uhr sein und Sie haben Ihren ersten Kaffee getrunken. Aber Ihr Kollege hört nach einem stressigen Tag von der anderen Seite der Welt zu und ist in einer ganz anderen Laune.


5. Strukturierte Folien


Es ist hilfreich, Folien bei Telefonkonferenzen zu verwenden. Egal ob detaillierte Reports oder Ideen besprochen werden soll, mit visuellen Agenda-Folien kann man der Konferenz einfacher folgen. So weiß jeder, welche Themenpunkte man gerade anspricht. Auch wenn Sie selbst ohne Folien auskommen, ist es wichtig, sich hier in die Lage anderer Teilnehmer zu versetzen, welche lieber visuelle Informationen zur Veranschaulichung der wichtigsten Punkte haben. Mit Beamium können Präsentationen einfach online übertragen werden, unterstützend zu der Telefonkonferenz, ohne dass Probleme auftreten. Folie für Folie werden dieses auf die Endgeräte der Zuhörer synchronisiert. Dadurch ist sichergestellt, dass jeder Teilnehmer die aktuelle Folie betrachtet und Missverständnisse werden vermieden. Im Anschluss an die Telefonkonferenz stehen die Folien für die Teilnehmer dann zum Download bereit.


Mit Telefonkonferenzen können Sie viel wertvolle Zeit sparen. Wenn Sie die Folien dann noch mit Beamium teilen, optimieren Sie die Produktivität des Meetings. Behalten Sie dabei immer im Auge, wie wichtig Folien sind – ob beim Kundengespräch, intern oder gegenüber Geschäftspartnern.


Image Source: ©unsplash.com/@euwars



Autor: Michael Michael