5 Tipps für bessere PowerPoint Präsentationen

Mit diesen Empfehlungen wird Ihre PowerPoint Präsentation zum Erfolg

von Nicole in July


PowerPoint ist da Nummer 1 Tool, um Folien zu erstellen und Präsentationen vorzutragen. PowerPoint ist intuitiv in der Anwendung und einfach einzusetzen. Nicht überraschend, das Referenten, Professoren und Business Mitarbeiter es daher als Standard-Tool einzusetzen. Allerdings wird PowerPoint mittlerweile oft als langweilig, einfallslos und altmodisch bezeichnet. Warum? Weil viele Referenten vergessen, dass PowerPoint perfekt ist, um Präsentationen zu erstellen, aber oftmals vergessen wird, dass die Verbreitung dieser ebenso wichtig ist. Meistens wird auch viel Zeit verwendet, um den Inhalt zu erstellen. Nicht selten führt dies dazu, dass zu wenig Zeit für die Optimierung des Layouts übrig bleibt. PowerPoint ist nämlich nur ein Tool. Der Erfolg der Folien hängt aber davon ab, in welcher Art und Weise – und in Verbindung mit welchen anderen Tools – dieses eingesetzt wird. Nur wenn das Gesamtpaket stimmt, kann die Präsentation überzeugen.


Diese 5 Empfehlungen werden Ihnen helfen, bessere Präsentationen zu erstellen und gängige Fehler zu vermeiden:


1. Gutes Design


PowerPoint hat selbst einige Design-Templates standardisiert verfügbar. Diese zu verwenden ist natürlich einfacher, als selbst ein neues Design zu erstellen. Aber jeder, der selbst PowerPoint einsetzt, kennt diese Layouts bereits und hat sie mehrmals gesehen. Es ist daher ein „Nicht schon wieder“-Gefühl, welches vielen beim Betrachten dieser aufkommt. Damit Ihnen dieser Fehler nicht passiert, ist es ratsam, früher oder später ein eigenes Design zu erstellen. Ein solcher Folien-Master kann anschließend für alle weiteren Präsentationen verwendet werden und muss dann nur inhaltlich adaptiert werden. Da nicht jeder von uns ein Design-Experte ist, gibt es mittlerweile vielfältige Möglichkeiten, um ein paar Euro professionelle PowerPoint-Entwürfe zu kaufen. Diese einmalige Investition ist jedenfalls zu empfehlen und führt dazu, dass Sie sich zukünftig keine Gedanken mehr machen müssen, welches Design ausgewählt werden soll. Dabei ist es wichtig, ein universal einsetzbares Design zu verwenden. Wenn Sie sich entscheiden, ein persönliches Design erstellen zu lassen, warten ebenso viele Möglichkeiten auf Sie. Vom preiswerten Design-Studenten bis hin zum Virtuosen gibt es vielfältige Angebote, entsprechend Ihrer preislichen Vorstellungen.


In Unternehmen gibt es normalerweise Corporate Designs, welche verwendet werden können bzw. verwendet werden müssen. Das macht durchaus Sinn, da sich die Referenten mit dem Unternehmen identifizieren und die Zuseher dieses erkennen sollen. Wenn Ihr Unternehmen noch keine PowerPoint-Masterfolien hat, ist es dringend ratsam, sich diesem Thema anzunehmen. Leider wird diese Situation nur zu oft verschoben, sodass man sich immer wieder die Frage stellen muss, welches Design man verwendet. Daher ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt, sich um ein solides Design zu kümmern, welches auch in einigen Jahren noch eingesetzt werden kann. Das Design ist nämlich nicht nur schön anzusehen, sondern hilft vor allem dabei, sich dem Thema anzunehmen.


2. Die richtige Schrift verwenden


Das Wichtigste zuerst: wenn das Publikum den Inhalt der Folien nicht lesen kann, sind diese auch nicht zu verstehen. Auch in der letzten Reihe muss es problemlos möglich sein, die Schriftzeichen problemlos zu erkennen. Auf der sicheren Seite ist man, wenn man eine Schriftgröße zwischen 30 und 40 Punkten wählt. Natürlich hängt das davon ab, wie die Räumlichkeiten und die Gegebenheiten im Einzelfall aussehen. Neben der Schriftgröße ist aber auch die Schriftart und Schriftform wichtig. Es gibt – wie Sie sicherlich wissen – unzählige Schriftarten. Nicht immer sind diese aber so gut zu erkennen wie aus der Nähe. Mit den Standard-Fonts wie Times New Roman, Calibri und Arial sind Sie auf der sicheren Seite. In einer Präsentation sollten Sie aber nicht mehr als 3 verschiedenen Schrifttypen verwenden. Unsere Empfehlung lautet, den Text immer in der gleichen Schriftart zu gestalten und maximal Überschriften oder Bildbeschreibungen leicht zu variieren. Wichtig ist dabei auch, nicht zu lange Sätze zu verwenden: kurz und prägnant ist vorteilhafter. Großschreibung wird oftmals mit „Schreien“ in Verbindung gebracht und sollte daher vermieden werden. Auch zu viele sonstigen Ablenkungen sollten Sie vermeiden. Anderes gilt natürlich, wenn diese fixer Bestandteil der Corporate Identity des Unternehmens sind. In dem Fall ist es wichtig, eine gute Balance zwischen Corporate Identitiy und den Anforderungen einer gut lesbaren Schrift zu wählen. Auch hier ist es wichtig, möglichst wenig Ablenkungen vom Inhalt zu schaffen. Umso weniger Text, umso präziser die Botschaft und durchdachter die Schrift – desto besser die Ergebnisse.


3. Klare Strukturen


Einer der häufigsten Fehler ist hingegen ist es, zu viele Informationen unstrukturiert verpacken zu wollen. Es ist dabei eine der goldenen Regeln: wenn eine Folie zu viel Text beinhaltet, wird diese nicht gelesen. Egal wie interessant der Text auch sein mag. Es macht es außerdem super schwer für die wenigen Betrachter, die sich dennoch das Lesen der Details antun, diesen Text konzentriert zu lesen und Ihnen gleichzeitig zuzuhören. Wenn man hingegen mit nur wenigen Worten das Interesse weckt, schafft man so die optimalen Bedingungen. Eine klar aufgebaute Struktur ist dabei ebenfalls wichtig. Die gesamte Präsentation soll dabei ebenso wie die einzelnen Folien strukturiert rübergebracht werden. Eine einfache Regel dabei: 6 Zeilen Text pro Folie und maximal 6 Wörter pro Zeile. Natürlich gibt es Ausnahmen davon, beispielsweise im Consulting. Es ist auch nicht als starre Regel zu sehen, sondern flexibel auszulegen und anzupassen. Selbstverständlich können Sie auch mal 10 Wörter pro Zeile verwenden. Im Endeffekt soll es eine gesunde Balance zwischen Text und Botschaft werden, verpackt in ein strukturiertes Design.


4. Effekte und Bilder


Tun Sie sich selbst einen Gefallen und verwenden Sie keine Sound-Effekte in Ihrer Präsentation. Egal ob „Blop“, „Ringen“ oder „Explosion“ – Sie sind für die Geräusche zuständig, nicht Ihre Folien. Was auf den ersten Blick lustig wirkt, kann schnell unprofessionell oder nervig rüberkommen. Unsere Empfehlung: keine Geräusche in Präsentationen. Selbst bei Videos sollte man vorsichtig sein. Wenn man die Räume in denen die Präsentation stattfindet nicht kennt und auch nur bedingte Informationen über das technische Equipment hat, ist es nicht ratsam, sich auf die Tonspur des Videos zu verlassen.


Was ist mit fliegenden Folien, sich zusammensetzenden Bildern und verschwindenden Wörtern? Wenn Sie nicht Zauberer sind, sollten Sie solche Effekte aus Ihrer Präsentation entfernen. Was vor einigen (mittlerweile schon mehreren) Jahren originell war, ist heutzutage oft nur noch peinlich. Selbst ganz einfache Effekte schaffen nur wenig Mehrwert und führen eher dazu, dass Sie während der Präsentation daran denken müssen. Der Inhalt sollte überzeugen, nicht die Art und Weise wie dieser durch die Gegen fliegt. PowerPoint ist toll, um Folien zu erstellen – aber nicht jede Funktion muss auch eingebaut werden.


Bilder sind auch eine häufig auftretende visuelle Quelle in Präsentationen. Werden diese gekonnt ausgewählt, kann man eine optimale Verbindung zwischen dem Inhalt der Folien und den visuellen Unterstützungen schaffen. Sie vermitteln dabei die notwendige Frische. Dabei kann man eigene Fotos verwenden, oder von Portalen wie iStock professionelle Fotos in guter Qualität kaufen. Alternativ stehen Gratis-Plattformen wie Unsplash mit lizenzfreien Bildern zur Verfügung. In jedem Fall ist es ratsam, nur Bilder zu verwenden deren Lizenz man besitzt. Urheberrechtliche Diskussionen werden so vermieden. Dann ist es auch kein Problem, die Folien mit dem Publikum zu teilen.



5. Teilen Sie die Folien mit dem Publikum


Gratulation, nun haben Sie gelernt, wie gute PowerPoint Präsentationen erstellt werden. Jetzt ist es Zeit, selbstsicher aufzutreten und mit Augenkontakt eine Verbindung zum Publikum herzustellen. Zusätzlich zu den tollen Folien liefern Sie bestimmt einen erfolgreichen Auftritt, der die Zuseher begeistert. Doch meistens werden viele Teilnehmer schon kurz nach der Präsentation wieder vergessen haben, worum genau es geht und wer Sie eigentlich waren. Problematisch, vor allem wenn man mit der Präsentation Interessenten gewinnen will. Mit Beamium können Sie die Folien während oder nach dem Vortrag mit dem Publikum teilen. Einfach und innovativ. So stellen Sie sicher, dass man sich noch lange an den Inhalt der Folien erinnern kann. Wenn Sie zusätzlich Ihre Kontaktdaten einfügen, ist das eine tolle Gelegenheit, um auch als Person in Erinnerung zu bleiben. Neben der Möglichkeit, die Folien live auf den Endgeräten der Zuhörer zu präsentieren, kann Beamium mit einem Lead-Feature ebenfalls verwendet werden, um neue Kunden zu gewinnen.  


Das Teilen von Präsentationen mittels Beamium ist dabei sehr einfach und hat viele Vorteile gegenüber dem altmodischen Papier-Handout oder Email-Anhängen:


  1. Intelligente Analytics helfen Ihnen, den Erfolg der Präsentation zu verfolgen.
  2. Leads und Kontakte können mittels Lead-Funktion gesammelt werden.
  3. Ein optionales Live-Feature ermöglicht innovative, interaktive Vorträge.
  4. Weitere Funktionen ermöglichen mehr Follow-Ups und Customer Insights.


Image Source: ©unsplash.com/@taduuda



Autor: Nicole Bildnicole