3 Gründe warum Sie Handouts nach dem Meeting zur Verfügung stellen sollten

So werden Handouts optimal online geteilt und sparen Ressourcen

von Michael in October

Meetings vorzubereiten kann sehr stressig sein. Ob Online-Meeting oder Besprechung vor Ort – all der Aufwand sollte strukturiert bewältigt werden, damit dieses auch effektiv durchgeführt werden kann. Neben der zeitlichen Planung und der Erstellung einer Agenda, sollte eine Präsentation vorbereitet werden. Die Unterstützung des Meetings durch Folien hilft dabei, das gesprochene Wort durch visuelle Informationen zu unterstützen. Ein wichtiger Bestandteil der Meeting-Vorbereitung ist daher das Handout. Dieses sollte jedoch sinnvoll eingesetzt werden. Teilt man es beispielsweise bereits vorab mit den Teilnehmern, riskiert man, dass Missverständnisse vorab entstehen.


 


1. Mehr Zeitaufwand, wenig Produktivität


Oftmals führt der falsche Umgang mit Handouts dazu, dass Meetings nicht produktiver, sondern zeitaufwändiger werden. Speziell bei Online Meetings ist es fast schon normal, dass jeder Teilnehmer auf eine andere Folie sieht.


 


2. Technische Schierigkeiten


Digitale Handouts sind in vielen Belangen Papier-Handouts überlegen. Ob aus Kostengründen oder aus Bestrebungen der Digitalisierung – meistens ist ein kleiner Push notwendig, um sein Unternehmen digital aufzustellen. Dabei ist zu beachten, dass man auf Systeme setzt, welche ohne Probleme eingesetzt werden können: Schließlich soll das digitale Handout nicht dazu führen, dass man nur mehr mit der Technik beschäftigt ist.



 


3.Konzentration


Wenn man will, dass der Spannungsbogen im Meeting aufgebaut wird, sollte man dieses frühestens während dem Vortrag verteilen. Das Email im Voraus ist daher nicht die beste Lösung. Aber auch hier ist es wichtig, dass die Zuseher immer nur das gerade präsentierte Element sehen können. Ansonsten verliert man wieder die Konzentration, was nicht gerade sinnvoll ist.


 


Beamium eliminiert alle Probleme


 


Mit dem Web-Tool Beamium lassen sich alle Probleme rund um das Thema Handout mit einer Lösung begleichen. Einfach das Dokument vorab unter www.beamium.com hochladen und schon kann das digitale Handout mit den Zusehern geteilt werden. Diese sind dabei während dem Vortrag immer auf derselben Folie wie der Präsentierende und können erst im Anschluss frei durch das digitale Dokument blättern. Im Voraus kann der Link aber dennoch problemlos verschickt werden – dann sieht man nur die erste Folie, bis das Meeting startet. Ergänzt wird das Service von Beamium mit einem Laser Pointer, Analytics und einem Lead-Feature. Perfekt, um Handouts endlich nachhaltig mit den Zuhörern zu teilen. Wer seine Meetings intelligenter gestalten will, benötigt intelligente Handouts. Mit Beamium können diese mit nur einem Klick erstell werden. Der Inhalt des Meetings ist das wirklich Relevante, worauf Sie sich konzentrieren sollten, den Rest übernehmen gerne wir.


Image Source: ©unsplash.com/@bchild311



Autor: Michael Michael