10 Tipps für bessere Conference Calls

So werden Ihre Telefonanrufe effizient gestaltet

von Hannah in January

Wir verbringen viele Stunden in Telefonkonferenzen. Meetings über Distanz sind viel effizienter als das Treffen jedes Mal vor Ort, aber es gibt viele Dinge, die noch für die Verbesserung Ihrer Telefonkonferenzen getan werden kann. Hier sind 10 Tipps, um Ihre Anrufe für alle Teilnehmer besser zu machen:


1. Ein klares Ziel setzen  


Worum geht es eigentlich? Die Planung von wöchentlichen Telefonaten hat den Vorteil, dass jeder entsprechend planen kann. Allerdings geht das Ziel des Telefongesprächs manchmal verloren. Achten Sie darauf, ein klares Ziel sowie eine grobe Agenda zu setzen.


 


2. Achten Sie auf Pünktlichkeit  


Natürlich kann eine Telefonkonferenz nur dann effektiv sein, wenn jeder pünktlich ist. Egal, ob der Grund für die Verspätung ein vorheriger Termin, technische Fragen oder sonst etwas ist - stellen Sie sicher, dass jeder sich an ein strenges Timing gewöhnt.


3. Eine solide Audio-Leitung


Eine solide Audio-Linie ist notwendig, um zu garantieren, dass jeder der Konferenz folgen kann. Im besten Fall wird eine einfache Einwahl-Nummer verwendet, wo jeder mit seinem eigenen Smartphone teilnehmen kann. Die Audio-Leitung sollte möglichst solide sein, sodass es keinen Platz für Missverständnisse gibt.


 


4. Eine Präsentation integrieren  


Mit visuellen Elementen die Audio-Leitung zu unterstützen hat viele Vorteile. Neben der Leichtigkeit, Informationen zu teilen, ist es auch entscheidend, Präsentationen zu verwenden, damit jeder den Fortschritt verfolgt werden kann. Eine längere Konferenzschaltung ohne visuelle Elemente führt zu gelangweilten Teilnehmern, die nicht wissen, worüber gesprochen wird. Verwenden Sie Beamium, um Ihre Dokumente über den Browser in einer sehr einfachen und effizienten Weise zusätzlich zu der vorhandenen Audio-Leitung online zu präsentieren.



 


5. Die Zeiteinteilung einhalten


Nachdem die ganze Zeit mit den ersten drei Punkten der Tagesordnung verbracht wurde, gibt es keine Zeit mehr für die verbleibenden Punkte. Nicht gerade optimal, wenn die wichtigsten Themen noch anstehen. Stellen Sie sicher, dass das Timing von allen Teilnehmern respektiert wird, damit die gesamte Agenda besprochen werden kann. Seien Sie streng und verbieten Sie Überschreitung.


6. Stellen Sie sicher, dass jeder zuhört  


Viele Leute versuchen, die Zeit der Telefonkonferenz zu verwenden, um einige kleinere Aufgaben wie die Beantwortung von E-Mails nebenbei zu erledigen. Das macht nicht viel Sinn, da die Telefonkonferenz verwendet werden sollte, um alle auf denselben Wissensstand zu bringen. Behandeln Sie die Teilnehmer nicht wie Kinder, aber stellen Sie sicher, dass jeder aufmerksam ist. Anstatt den teuren Anruf zu verschwenden (die Kosten für die zeitlichen Ressourcen alle Teilnehmer können enorm hoch sein), sollte dieser verwendet werden, um die nächsten Schritte klar zu machen.


7. Unnötige Diskussionen vermeiden  


Es kommt manchmal vor, dass die Teilnehmer beginnen, einen bestimmten Punkt der Agenda sehr lange zu diskutieren. In einigen Fällen dehnt sich die Diskussion sogar auf andere Bereiche aus, die nicht einmal mit der Agenda des Aufrufs verbunden sind. Stellen Sie sicher, dass die Telefonkonferenz nicht der richtige Zeitpunkt ist, um die Gesamtstrategie des Unternehmens zu diskutieren. Unterbrechen Sie Diskussionen, wenn Sie das Gefühl, dass der Fokus des Anrufs verloren geht.


 


8. Zeit für Fragen reservieren  


Natürlich ist eine Telefonkonferenz keine Einbahnstraße. Fragen und Beiträge der Teilnehmer sind für einen erfolgreichen Anruf sehr wichtig. Jeder sollte Raum haben, um zu kommentieren. Beamium hilft Ihnen, die Effizienz dabei zu steigern: Die Teilnehmer können nicht nur der Präsentation Folie für Folie folgen, sie können auch Fragen stellen und Kommentare direkt an den Moderator schreiben. Er wird dann entscheiden, ob diese sofort oder am Ende der Konferenz beantwortet werden sollen. Die Erfassung von Fragen und Beiträgen und deren Beantwortung am Ende hilft, Unterbrechungen zu vermeiden und trägt zur Wirksamkeit Ihres Anrufs bei.


 


9. Die Ergebnisse zusammenfassen  


Am Ende des Aufrufs sollten die wichtigsten Ergebnisse kurz zusammengefasst werden. Der Veranstalter sollte dann die Zusammenfassung in einer Email zusammenfassen, die an alle Teilnehmer verschickt wird. Das garantiert, dass es keine Missverständnisse gibt.


 


10. Den Conference Call analysieren


Wenn Sie diesen Schritten folgen, wird Ihr nächster Anruf definitiv erfolgreicher als alle vorherigen. Allerdings gibt es noch Raum für Verbesserungen. Analysieren Sie deshalb die Telefonkonferenz anschließend zusammen mit einem der Teilnehmer (im besten Fall jedes Mal mit jemand anderem), damit Sie die Effektivität weiter verbessern können. Je besser Ihre Konferenzgespräche werden, desto glücklicher werden sich alle Teilnehmer fühlen und desto erfolgreicher werden die Ergebnisse sein.


Image Source: ©unsplash.com/@grakozy



Autor: Hannah Hanahw2